Assistant.e de coordination et de gestion F/H

L’EPPGHV dit La Villette, est un établissement public national à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. Il a pour mission d’animer, d’exploiter et de promouvoir l’ensemble du parc de la Villette, d’une envergure de 55 hectares, mais aussi de développer et diffuser des activités artistiques, pédagogiques et sociales, ouvertes sur la ville. En 2019, la fréquentation de l’offre artistique et culturelle de l’établissement s’élève à près de 1,3 millions de personnes et 10 millions de visiteurs ont fréquenté l’ensemble du Parc de la Villette.

Finalité
Assister le chef du service et l’équipe informatique dans les missions de secrétariat, de coordination et de diffusion de l’information. Préparer la réalisation des opérations comptables et budgétaires, assurer le suivi administratif des contrats et marchés du service.

Principales missions 

Coordination du service

• Assure l’accueil physique et téléphonique du service
• Participe à l’accueil et à l’intégration des nouveaux salariés et/ou stagiaires
• Assure l’administration du personnel du service : prévisions des absences pour missions, formations et congés
• Participe aux réunions de service et assure la rédaction des comptes rendus
• Rédige, met en forme les courriers et notes du service
• Coordonne la diffusion de l’information au sein du service informatique, de la Direction administrative et financière et des autres directions
• Réceptionne et traite le courrier (formats papier et électronique)
• Suit l’avancement des dossiers et les relances téléphoniques des interlocuteurs internes et externes
• Est force de proposition quant à l’amélioration du fonctionnement du service.

 
Gestion du service
 

• Rédige les bons de commandes du service
• S’occupe de la gestion des approvisionnements nécessaires au fonctionnement du service
• Assure la saisie de l’inventaire des équipements informatiques ou téléphoniques
• Réceptionne les factures des fournisseurs, en vérifie la conformité et les enregistre
• Gère les documents de synthèse : tableaux de bords des commandes, factures, contrats, etc.
• Constitue les fonds de dossiers en sélectionnant les pièces nécessaires (renouvellement de marchés, suivi des contrats, avenants).

Profil et compétences 

Formation : Bac + 2 gestion et/ou comptabilité ; Expérience de deux ans minimum sur un poste
Savoir : Très bonne maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautique, progiciels) ; notions de gestion budgétaire ; connaissance du code des marchés publics.
Savoir-faire : Très bon sens de l’organisation ; autonomie et capacité à prendre des initiatives ; capacité à hiérarchiser les priorités.
Comportements professionnels : Aptitudes rédactionnelles ; esprit d’équipe ; respect de la confidentialité des informations traitées; excellent relationnel et sens de la diplomatie.

Informations complémentaires
CDD 12 mois temps complet à pourvoir dès janvier 2021
Salaire brut mensuel selon profil + TR + 50% Navigo ou Vélib
Postulez ! CV sans photo + LM
Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com/
Date de limite de candidature au 7 décembre 2020