Assistante de direction - Pôle ENR MDE

Paris  - Intérim (7 Mois)

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À propos de SIIPEREC

Premier acteur régional de l'aménagement numérique, Premier producteur d'énergies renouvelables du territoire, Premier coordonnateur de la mutualisation de l'achat public local en Ile-de-France, Premier contrat de concession d'électricité au niveau national, le SIPPEREC est un syndicat intercommunal qui offre des services en énergies et numérique à plus de 100 collectivités franciliennes. Situé à Paris, près de la Gare de Lyon, nous sommes 100 collaborateurs qui œuvrent pour un service public de qualité en matière d'électricité, de développement des énergies renouvelables et du numérique.

Description du poste

L’assistant(e) de pôle a en charge :

·  L’accueil physique des partenaires, adhérents, clients ou fournisseurs.

  • Il (elle) prend en charge l’arrivant, l’oriente vers le lieu du rendez-vous ou réunion, l’informe de l’éventuel retard de son contact.
  • Il (elle) informe les participants de l’arrivée de chacun).


· La gestion des appels téléphoniques et des mails des adhérents.

  • Il (elle) filtre les appels en cas d’occupation des membres du pôle, transmet si besoin à la personne intéressée les coordonnées de l’appelant, ou le rappelle à la demande des membres du pôle.
  • Pour les adhérents, il (elle)organise la gestion des mails et les transmet à qui de droit en s’assurant du suivi des éventuelles réponses. ).


 · La tenue des agendas.

  • A sa demande, l’assistant(e) peut tenir l’agenda du responsable du pôle. Il(elle) prend les rendez-vous et informe les intéressés en cas d’empêchement du responsable. Il (elle) gère les reports de rendez-vous ou réunions.
  • Il(elle) gère des agendas des ingénieurs du pôle pour l’organisation de réunions ou événements.


 · L’organisation de réunions multi-partenaires et la préparation logistique des événements.

  • Il (elle) réserve les salles (et commande les actions éventuelles du traiteur.
  • Il (elle) organise la signalétique.
  • Il (elle) expédie les convocations et tient le suivi des inscriptions. Il informe le ou les organisateurs de la progression des réponses.
  • Il (elle) rassemble les documents de présentation et les organise pour la tenue de l’évènement.)


 ·  La préparation et la tenue de dossiers.

  • A la demande des ingénieurs de son pôle et du responsable de pôle, il (elle) collecte les documents constitutifs des dossiers et en assure le suivi y compris pour les instances (comités, bureaux …).
  •  Il(elle) collecte les documents en vue de la préparation et du suivi des dossiers de subvention.
  • Il (elle) prépare des courriers simples et s’assure de leurs validations, envois et réception.
  • Il (elle) rédige et est garant(e) du suivi des bordereaux de signatures (décisions).


 ·  La circulation des parapheurs et le suivi des notes et courriers transmis dans les filières fonctionnelles et/ou hiérarchiques, ainsi que le classement sur le réseau des courriers entrants et sortants avec copie aux interlocuteurs.

  • Il (elle) suit le circuit de signature des notes et courriers à la fois dans le parapheur électronique et physique, et informe le rédacteur en cas de blocage.


 · La réalisation des appels de fonds et des décomptes de reversement, le suivi budgétaire et l’exécution des marchés, en appui des responsables d’activités.

  • Il (elle) renseigne le tableau de suivi en association avec les équipes du pôle.
  • Il (elle) extrait des tableaux les informations utiles pour réaliser les appels de fonds et les décomptes de reversement.
  • Il (elle) prépare les courriers relatifs aux appels de fonds.


·  La réalisation des bons de commandes relatifs à l’exécution de différents marchés du pôle, avec l’appui des ingénieurs concernés.

  • Il (elle) formalise et édite les bons de commandes correspondant à l’aide des informations transmises et d’un logiciel de comptabilité
  • Il (elle) insère les bons de commandes édités dans les circuits de validation et s’assure de leurs signatures.


·  La relation avec les services supports et notamment les services juridiques et financiers pour le suivi et la préparation des dossiers. Il (elle) réalise et suit les bons de commandes, ainsi que les décomptes de reversements et appels de cotisation auprès des collectivités.


·  La participation à des réunions nécessitant une prise de notes et la formalisation de comptes-rendus.

  • La participation aux réunions requise par les membres ou le responsable du pôle entraîne une prise de notes, un classement des informations ou décisions ainsi que la rédaction de comptes-rendus à faire valider dans le circuit hiérarchique ou fonctionnel concerné.)


 ·  La mise à jour de la base de données.

  • L’assistant(e) insère dans l’application les informations transmises par les membres du pôle.
  • Il (elle) extrait les données pour les besoins d’un mailing ou d’un ciblage particulier.
  • la production de tableaux de bord y compris à partir de l’application.
  • Il (elle) gère les données y compris celles issues de l’application pour alimenter une note de synthèse ou un ou des tableaux de bords à la demande du responsable ou de membres du pôle.
  • Il (elle) réalise les fiches annuelles « bilans de production » des centrales photovoltaïques exploitées par le SIPPEREC et prépare les courriers correspondant pour transmission aux collectivités adhérentes.


 · La contribution à l’organisation de la gestion documentaire du pôle, sa diffusion en interne et en direction des adhérents du SIPPEREC

  • L’assistant(e) est porteur d’idées dans l’organisation de la gestion documentaire du pôle.
  • ll (elle) assure la diffusion de l’information et de la documentation aux personnes concernées.
  • Il (elle) est en mesure de retrouver un document si la demande lui en est faite, en interne dans le pôle ou externe par un adhérent.


·  L’assistant(e) pratique l’entraide entre services à la demande de son responsable.

·   L’assistant(e) s’assure et est garant(e) du bon respect des délais dans la transmission des notes au bureau, affaires au comité syndical, comité de suivi, réponses aux courriers.  

Description du profil

  Savoir

  • Connaissance du contexte des collectivité locales
  • Expression orale et écrite (notes, comptes rendus, courriers, …) : maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe, de grammaire.
  • Maîtrise des règles de correspondance.
  • Maîtrise des outils bureautiques et plus généralement informatique.
  • Notion de base de comptabilité publique (exécution de dépenses).


 Savoir faire

  • Organisation et tenue d’agenda
  • Prise de note
  • Programmation des tâches / Planification / estimation de la charge
  • Tenue de dossiers complexes : Classement, gestion de l’accessibilité, …
  • Établissement et maintien d’un climat de confiance avec les interlocuteurs externes.


  Savoir être

  • Confidentialité et discrétion professionnel (devoir de réserve)
  • Rigueur - Respect des délais
  • Autonomie – Capacité d’initiative
  • Fiabilité
  • Présentation.
  • Disponibilité
  • Empathie, curiosité.
  • Adaptabilité
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