Assistant.e administratif.ive

Paris  - CDI

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À propos de Ufcv

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

Description du poste

Contexte professionnel

 

L’UFCV, association à but non lucratif, développe depuis plus de 100 ans des actions visant à répondre aux enjeux sociétaux par le biais de ses activités : animation territoriale (dispositifs d’accueil de mineurs), vacances pour enfants et jeunes et vacances adaptées, BAFA/BAFD, formation professionnelle, insertion.

 

La délégation régionale Ile-de-France cherche un(e) assistant(e) d’activité intervenant sur la gestion des activités dans un esprit de transversalité afin de garantir la qualité et le suivi des actions que l’UFCV met en œuvre.

 

Il/elle sera sous la responsabilité de la Responsable des Services Administratifs Métiers et sera encadré directement par la coordinatrice des services administratifs. Il/elle travaillera de manière transversale avec les autres assistantes administratives, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.

 

 

Finalité et Enjeux du Poste

 

·      Mettre en place une organisation et suivi administratif et financier rigoureux

·      Garantir la qualité globale du service administratif à l’interne comme à l’externe

 

 

Fonctions et responsabilités 

 

Missions de prospection, et relation avec les usagers :

- Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription aux activités

- Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection


Administration des ventes / inscriptions / adhésions :

- Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)

- Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

 

Administration des activités :

- Participer à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des dossiers d’inscription, conventions…

 

Secrétariat général:

-Assurer les secrétariats d'un ou de plusieurs responsables

 

Liaisons principales (hors hiérarchie)

 

  • En externe :

–        Avec la clientèle (conseil, information et inscription),

–        Avec les différents organismes preneurs en charge,

–        Avec les collectivités,

 

  • En interne :

–   Responsables d’activités,

–   Coordinateur(trice) administratif(ve) et pédagogique,

–   Les Directeurs, Animateurs, Formateurs,

–   Les services comptabilité et Ressources humaines

Description du profil

FORMATION :

- Niveau Bac + 2 type gestion administrative

- Connaître la formation dans l'animation et/ou les ACM serait un plus


COMPETENCES :

-   Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers

-   Qualités rédactionnelles

-   Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, internet

 

EXPERIENCE :

-  expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)

-  expérience de la gestion financière et administrative : rédaction de conventions, facturation, relances clients, enregistrement des paiements

 

 QUALITES :

-   Rigueur et organisation

-   Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation

-   Aisance relationnelle

-   Sens du travail en équipe et du Service Client


Indice 255

Rémunération 19 339,20 € par an

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