Coordonnateur(trice) des services administratifs

Paris  - CDI

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À propos de Ufcv

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

Description du poste

Contexte professionnel


L’UFCV, association à but non lucratif, développe depuis plus de 100 ans des actions visant à répondre aux enjeux sociétaux par le biais de ses activités : animation territoriale (dispositifs d’accueil de mineurs), BAFA/BAFD, formation professionnelle, vacances pour enfants et jeunes et vacances adaptées, insertion.

 

La délégation régionale Ile-de-France cherche un(e) coordinateur(trice) intervenant sur la gestion des activités (formation dans l’animation, accueil collectif de mineurs) dans un esprit de transversalité afin de garantir la qualité et le suivi des actions que l’UFCV met en œuvre.

 

Il/elle sera sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, et travaillera en lien avec les autres assistantes administratives, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.

 


Finalité et Enjeux du Poste


- Assurer le bon fonctionnement de la gestion administrative d’un secteur d’activité

- Garantir la qualité globale des services administratifs régionaux à l’interne comme à l’externe

- Assurer la continuité des services administratifs et optimiser le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l’Ufcv.

 


Fonctions et responsabilités 


Sa fonction principale sera orientée sur l’une des activités de l’Ufcv.

Une mission de coordination des services administratifs toutes activités confondues (BAFA/BAFD, formation professionnelle, animation territoriale, service civique) complètera sa fonction principale.


Missions de prospection, et relation avec les usagers :

- Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription aux activités

- Organiser l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection


Administration des ventes / inscriptions / adhésions :

- Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)

- Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

- Participer à l’organisation administrative des activités : convocation, préparation des documents de sessions

 

Elaboration et évolution des outils et procédures

- Contribuer à l’élaboration des procédures régionales et outils nécessaires à leur mise en œuvre.

- S’assurer de la diffusion et de l’application des procédures par les personnels concernés. Participer à leur formation sur ces outils.


Mission de coordination des services administratifs

- Organiser et coordonner l’ensemble des activités (Formation Professionnelle et Volontaire, Accueils collectifs de mineurs) :

o   Mettre en œuvre les processus métiers.

o   Coordonner et planifier l’activité des assistantes d’activité.

o   Garantir les échéances de facturation, d’encaissement et de relance.

o   Participer à l’amélioration des procédures internes.

 

- Gestion des ressources humaines

o   Assurer le suivi des éléments RH de son équipe.

o   Assurer l’intégration des nouveaux membres de son équipe.

o   Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d’activité et entretiens professionnels de son équipe.

 


Liaisons principales (hors hiérarchie)


En externe :

  • Avec la clientèle (conseil, information et inscription),
  • Avec les différents organismes preneurs en charge,
  • Avec les collectivités,

 

En interne :

  • Responsables d’activités et Coordinateurs/trices pédagogiques,
  • Les Directeurs/trices, Animateurs/trices, Formateurs/trices,
  • Les services comptabilité et Ressources humaines


Description du profil

 

FORMATION :

Niveau Bac + 2 type gestion administrative/PME


COMPETENCES :

- Connaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RH.

- Bonnes qualités relationnelles et doit être un excellent communicant.

- Organisé et méthodique

- Management d’équipe

- Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers

 

EXPERIENCE :

- Coordination d’équipe

- Gestion administrative polyvalente

La connaissance des secteurs d’activités de l’UFCV sera appréciée.

 

 QUALITES :

- Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation

- Sens du travail en équipe et du Service Client


Salaire : application de la grille indiciaire CCNA à l'indice 280 + 35 points de prime de mission

soit 23 889.60 € brut par an

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