Agent de gestion administive service politique de la ville

La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délai de dépôt des candidatures le 16/08/2021
Cadre d'emplois : Adjoint administratif

Missions du service
Les missions de la direction se déclinent en 2 domaines d’intervention en direction des habitants de la Ville :
- Habitat : Mission de service public de gestion de l’offre et de la demande de logement, conduite d’un partenariat renforcé avec le secteur privé du logement, notamment dans le cadre des OPAH (Opérations Programmées d’Amélioration de l’Habitat), ainsi que la mise en œuvre et le suivi du Programme Local de l’Habitat de l’agglomération (PLH) avec la METRO.
- Politique de la Ville et GUSP : Élaboration et suivi du Contrat Urbain de Cohésion sociale en lien avec les services concernés, encadrement et coordination de la Gestion Urbaine de Proximité, pilotage de la mise en œuvre des projets de requalification urbaine, pilotage de la mission égalité.

Activités du poste
Sous l'autorité du (de la) chef(fe) de service, en collaboration avec d'autres cadres du service ou de la direction, l'assistant(e) administrative suit les dossiers du service et effectue des tâches de secrétariat.

Traitement des dossiers pour le(la) secteur/service/Direction et secrétariat divers :
Réceptionner, orienter apporter des réponses de 1er niveau aux mails - Enregistrer le courrier (arrivée/départ)
Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires
Gérer/alimenter une base de données, un progiciel « métier », un site internet, des tableaux de suivi - Établir des statistiques - Effectuer, transmettre des éditions diverses
Saisir, mettre en forme, classer et archiver tous types de documents
Organiser les réunions partenariales du service
Suivre des dossiers spécifiques, internes ou en lien avec des prestataires externes

• suivi administratif de la programmation politique de la ville
• suivi de la « main courante » GUSP
• Suivre le tableau des interpellations jardins

Gestion locative
Émettre des baux (logements, jardins familiaux et garages) et constituer des dossiers (Allocation Logement),
Émettre des quittances de loyers (logements, jardins familiaux et garages) et charges
Recevoir les locataires et jardiniers, établir le lien avec les services techniques, la GUSP

Participation à la vie du service
Participer aux réunions d'équipe, réunions
Effectuer un polyvalence transversale notamment avec le secrétariat de la direction et l’exécution comptable
Accueillir des stagiaires

Participation à la vie du(de la) secteur/service/Direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Contribuer à l’accueil des stagiaires
Préparer, assurer l'organisation logistique, participer à des réunions
Prendre les rendez-vous pour des membres de l'équipe

4. Profil recherché
Connaissances

• Environnement FPT et de l’emploi : missions, activités, procédures, dispositifs, de collectivité,de ses partenaires, usagers (droits, obligations, caractéristiques)
• Communication écrite : notions de base - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
• Communication orale : bonne connaissance
• Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
• Comptabilité publique, budget : notions de base

Savoir faire

• Utiliser les ressources numériques, des progiciels métiers, une suite bureautique dans ses fonctions avancées
• Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique
• Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, d'organisation / gestion du temps et des priorités
• Appliquer les procédures des services internes des partenaires - Rendre compte d'activité sur les outils de suivi
• Appliquer les règles HSST et de sécurité en direction des usagers

Qualités

• Rigueur
• Autonomie et responsabilité
• Aimer la polyvalence / multitâches - Savoir passer d'une tâche à l'autre rapidement
• Organisation
• Sens du travail en équipe
• Capacité à établir une relation de confiance avec le cadre ou l'élu

Avantages et participations de l'employeur 
Sans condition d'ancienneté 
- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 70% de l'abonnement (plafond de 86,16€ /mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté 
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
- Proposition d'adhésion au Comité des Œuvres Sociales (COS) donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements, familiaux…)
- Restaurant collectif

Les activités et compétences sont susceptibles d'être actualisées en fonction de l'évolution du service public, des techniques de travail et des organisations.

• Recrutement par voie statutaire (fonctionnaire titulaire ou lauréat de concours), possibilité d'accès direct en catégorie C sur la filière administrative Possibilité de recrutement de contractuel sur la base de l’article 3/2 de la loi du 26 janvier 1984.Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)Organisation du travail dans le cadre du protocole GTT 2016
• Disponibilité selon calendrier budgétaire
• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
• Polyvalence transversale possible

Les fonctionnaires du cadre d'emplois des techniciens en fonction ou les agents non titulaires dans le cadre de l'article 3.2 de la loi n°84.53 du 26 janvier 1984 voudront bien faire acte de candidature (lettre de motivation + CV obligatoire) sur le site de la ville :

https://www.saintmartindheres.fr/mairie/la-ville/offres-demploi