Agent(e) d'accueil et de gestion administrative état civil

La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délais de publication : Dimanche 05 mai 2024

Cadre d'emplois : Adjoint administratif

Quotité : temps plein

Sous la responsabilité de l'adjointe au chef de service, l’agent(e) accueille et oriente le public usager, instruit les demandes et effectue le suivi administratif des dossiers liés aux activités mises en œuvre par le service pour le pôle état civil. Il(elle) effectue également des tâches de secrétariat.

Fonctions

• Accueil du public (physique et téléphonique) et traitement de dossiers d’état civil

• Secrétariat divers

Activités du poste

Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil ( 50%)

- Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers

- Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures

- Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous

- Transmettre des informations aux professionnels du service

- Gérer des réclamations

Traitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil (30%)

• - Vérifier des pièces sur tous types de supports (papier, USB, QR code…), le respect des conditions d'accès, enregistrer, instruire, constituer, suivre l’avancée des dossiers « papier ou informatique », remettre les documents ( actes, attestations...)

Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil (20%)

- Recevoir, orienter les courriers électroniques

- Traiter les demandes d’actes par courrier et enregistrer les départs

- Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d'Etat civil de Nantes, consulats, notaires...)

- Traiter les réclamations

- Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes

- Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques

- Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents

- Accueillir des stagiaires

- Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections...)

- Renfort ponctuel sur les missions autres missions du service état civil et démarches citoyennes

- Soutien renforcé aux cadres et à l'équipe des démarches citoyennes pendant les périodes électorales (y compris les jours d'élection si besoin)

Conditions

Conditions d'exercice particulières

Conditions de rémunération

• Organisation du travail dans le cadre du protocole des 1607 heures - Contraintes horaires - Pics d'activité (périodes de pré-départs en congés d’été, clôture d’inscriptions sur listes électorales...)

• Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h

• Permanence à tour de rôle : les samedi matin et après midi pour la célébration des mariages

• Travail les samedis et dimanches pour les élections

• Travail dans un espace type « plate-forme » : rotations sur les bureaux, rotation plate-forme

• Travail à la vue du public en attente

• Travail dans un espace bruyant : brouhaha permanent et appels téléphoniques nombreux

• Disponibilité selon les périodes de l'année : élections, mariages….

• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

• Polyvalence transversale possible sur l'ensemble des missions du service

• Tenue adaptée à l’accueil du public

• Écriture soignée

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

Savoir faire :

Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique

Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions de base : saisie, mise en forme....

Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” : entre 5 et 10 : NTS, CIRIL Élections, CITIWEB, Affaires militaires, gestion des attestations d’accueil…

Utiliser des sites « ressources » : servicepublic.fr, interieur.gouv.fr, diplomatie.gouv.fr, https://www.isere.gouv.fr/

Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : filtrage, prise de messages … prévention et gestion des conflits... questionnement, reformulation, écoute active… accueil du public difficile.....

Appliquer la législation et les procédures en vigueur ; conditions de délivrance d'une CNI/Passeport, modalités d'inscription sur les listes électorales...

Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage...

Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...) et des partenaires : préfectures….

Appliquer les techniques de lecture de textes législatifs

Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagers

Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (dont gestes et postures...)

Rendre compte d'activité sur les outils de suivi

Connaissances :

Environnement territorial FPT cat C - Environnement territorial de la collectivité

Missions et activités des partenaires extérieurs associés : tribunal judiciaire, consulats, …..

Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires

Vocabulaire professionnel du service

Règlementation relative a l'état civil

Droit de la famille : bonnes connaissances

Droits et obligations des usagers

Caractéristiques des publics

Communication écrite : notions de base

Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base

Communication orale : notions de base

Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

Qualités :

Qualités relationnelles : patience, écoute.… sens de la relation avec les usagers…. capacité à questionner de façon pertinente

Discrétion et secret professionnel

Rigueur et méthode

Capacité à changer d’activité (instruction de dossier / prise d’appels téléphoniques…) pour répondre aux urgences ou impératifs de l’accueil - Savoir passer d'une tâche à l'autre rapidement

Adaptabilité et réactivité :

• au public : à la diversité des demandes, à la diversité des émotions des usagers selon l’acte demandé,

• aux mutations technologiques et réglementaires rapides (progiciels métiers, évolutions rapides des procédures...)

• aux interlocuteurs externes différents

• à la densité du flux de plus en plus importante

• au contexte de travail bruyant (plate-forme)

Ponctualité et disponibilité

Savoir gérer le stress dans le cadre des situations de tension en situation d'accueil – Conserver une posture professionnelle adéquate, la maîtrise de soi, des situations et des réactions en toutes circonstances

Capacité à travailler en équipe