Asisstant(e) de direction/gestion H/F

Paris  - CDI

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Notre objectif, c’est d’initier de belles histoires en trouvant l’opportunité idéale à nos candidat(e)s.

Nos consultant(e)s sont des digital nomads, experts du recrutement.


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Description du poste

Nous recherchons pour notre client, un centre de formation d’envergure nationale : un assistant d direction H/F


Rattaché(e) au Directeur de l’Association, vous serez principalement en charge des missions suivantes :


Services généraux : votre mission a pour objectif de permettre aux salariés de travailler en toute sérénité en assurant la gestion des ressources partagées et en contribuant à instaurer un environnement de travail confortable et agréable pour tous.

• Gestion, négociation et coordination des contrats avec les fournisseurs pour tous les établissements de l’association, avec validation de la Direction

• Gestion des locaux du siège à Paris : électricité, climatisation/chauffage, entretien, nettoyage, travaux de dépannage (peinture, plomberie, serrurerie…), sécurité, aménagement/déménagement, organisation de l’espace…

• Gestion et commande des fournitures du siège de l’association (fournitures de bureau, café, équipements cuisine et WC, produits ménagers…), pour tous les sites : gestion des fontaines à eaux, des contrats avec la Poste et des affranchisseuses, des cartes de visite

• Gestion des déménagements de centres, des demandes de travaux (sélection des prestataires, négociation et suivi de la facturation), des commandes de mobilier

• Gestion du parc de photocopieurs (siège et centres)

• Suivi du budget et de la facturation de l'ensemble des contrats relatifs aux services généraux

• Gestion et suivi de la sécurité du siège : veiller au respect des règles de sécurité du bâtiment, suivi des extincteurs et blocs de secours, gestion des prestataires de sécurité, organisation des exercices incendie

• Participation à l’organisation d'événements qui rythment la vie de l'association (séminaires, déjeuners d'équipes…) avec le service communication et le service RH

• Participer à l'élaboration et la diffusion de la communication interne avec le service communication et le Directeur.


Assistanat administratif et juridique :


• Gestion administrative auprès de la direction de l’association : rédaction, contrôle ou relecture des conventions de formation et de partenariat signées par la Direction ; suivi et classement

• Organisation des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale (convocation, réservation de salle, préparation des documents, suivi des présences, accueil, rédaction des procès-verbaux…) ; tenue des formalités afférentes

• Rédaction / mise à jour des matrices de contrats et conventions utilisées par les salariées

• Interface et coordination des contentieux avec le cabinet juridique

• Assurer les formalités administratives auprès de l’INSEEE et/ou la préfecture

• Mise en place et suivi des contrats d’assurances, gestion des sinistres

• Relecture/rédaction des baux commerciaux et/ou des conventions d'occupation de lycées, suivi des échéances de renouvellement et rédaction des avenants


Assistanat de direction :


• Accueil physique et téléphonique (réception d’appels, prises de message) pour le Directeur

• Prise de RDV et suivi de l’agenda du Directeur

• Gestion du courrier entrant (réception, redistribution, classement) et sortant (traitement de

texte, mise en page, saisie de texte, affranchissement)

• Gestion des commandes de coursiers / envoi de colissimo, suivi de la facturation

• Soutien aux services centraux (RH, communication et finance) dans leurs tâches

administratives sur demande du Directeur


Il est précisé que la définition de fonctions susvisée ne saurait être regardée comme étant exhaustive, il vous appartiendra plus généralement de tout mettre en œuvre pour assurer la parfaite exécution des missions qui vous seront confiées.

 


Description du profil


·      Niveau de formation : BAC+2 (tel que BTS assistant manager, BTS assistant gestion PME-PMI ou tout autre diplôme équivalent).

·      Expérience demandée de 5 ans minimum sur ce type de poste


Qualités requises pour ce poste polyvalent :


✓ Posséder d’une grande capacité d’adaptation et de souplesse d’esprit

✓ Disposer d’un sens du service, posséder une aptitude à aider et à assister.

✓ Avoir le goût et le sens du relationnel.

✓ Avoir le sens des responsabilités.

✓ Etre rigoureux, organisé et méthodique

✓ Savoir faire preuve de confidentialité

✓ Savoir gérer les priorités

✓ Etre force de proposition

✓ Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles

✓ Maitriser les outils partagés de Google (mail, drive, documents en ligne)

✓ Maitriser WORD, EXCEL et POWERPOINT


Rémunération et contrat :


·      Rémunération : 28-32 k€ brut selon profil

·      Statut : non cadre

·      Durée du travail : forfait de 37,5 heures hebdomadaires.

·      Horaires de travail : 9h30 – 18h

·      Télétravail : possibilité de recourir à deux jours de télétravail par semaine après six mois d’ancienneté


Les avantages :


• La mutuelle (prise en charge à 76,6%) et la prévoyance (prise en charge à 100%)

• Le titre de transport (prise en charge à 50%)

• Les titres-restaurant (prise en charge 50%)

• Prime d’intéressement

• L’accès aux formations du centre

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