Assistant Administratif (H/F)

TokTokDoc, start-up de 60 collaborateurs spécialisée en télémédecine, met en place une organisation innovante en santé. À l’instar d’un établissement de santé “hors les murs”, son objectif est d’apporter les soins spécialisés au chevet des personnes fragilisées dépendantes, au moyen d'un réseau de médecins spécialistes à distance et d'une équipe mobile d'infirmiers dédiés.

Ainsi, au sein de TokTokDoc coopèrent trois ensembles d’acteurs :

• Des infirmiers spécialisés en télémédecine (effecteurs), qui sont envoyés sur le terrain, au sein même des établissements médico-sociaux pour y assurer une permanence et être mobilisables “à la volée” pour les résidents locaux, mais également pour participer à des journées de soins de différentes spécialités médicales (cardiologie, ORL, dermatologie,...) sur tout le territoire nationale;.
• Les médecins spécialistes à distance, rompus à la télémédecine ;
• Une équipe assurant la coordination des activités télémédicales, la maintenance de la solution technologique et les services d’intermédiation et de support pour leurs collègues soignants.

Afin de répondre à un accroissement d'activité, TokTokDoc recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ive) H/F en CDD jusqu'au 01/10/2023 avec possibilité de transformation en CDI selon le développement de l'entreprise. Le poste est à pourvoir le plus rapidement possible.

Missions essentielles

Standard téléphonique

• Accueil téléphonique ;
• Saisie informatique des données et participation à la gestion du service de télémédecine ;
• Gestion du courrier et des e-mails ;
• Reporting des demandes entrantes et remontées au service concerné ;
• Présentation du service mis en œuvre par la société NEMO HEALTH, de son offre de soin et de son mode de fonctionnement ;
• Gestion et résolution des demandes de support de niveau 1 (problème d’authentification, de connexion, d’utilisation) ;
• Secrétariat administratif du service, dont facturation des actes de télémédecine ;
• Prise de rendez-vous cliniques, administratifs et organisationnels ;
• Recueil des admissions et des sorties auprès des établissements ;
• Intégration des admissions et des sorties dans les différents outils de gestion et de suivi ;
• Recueil des demandes de Téléconsultation ;
• Blocage des créneaux requis et effecteur dans les outils dédiés ;
• Envoi des informations aux différents interlocuteurs ;
• Gestion de stock ;
• Formation utilisateurs (outils informatiques internes).

Journées de soins (JDS)

• Dater les journées de soins;
• Modification des dates de rendez-vous si besoin et relances des établissements;
• Rechercher les informations manquantes sur les différents logiciels;
• Rédaction de courriels;
• Traitement de fichiers et mise à jour de ces derniers;
• Transmission de documents post JDS aux infirmiers et aux médecins.

• Sous la responsabilité de la Secrétaire médicale Cheffe ;
• Poste basé sur Strasbourg ;
• Poste à pourvoir dès que possible ;
• Expérience en administratif ou secrétariat médical bienvenue ;
• Compétences numériques indispensables, dont aisance bureautique (Excel, Word, etc) ;
• Compétences et aisance à l’oral, bon relationnel ;
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
• Rigueur, méthodologie, polyvalence, travail d’équipe, curiosité, réactivité, dynamisme, autonomie, bonne capacité d’adaptation dans un milieu constamment en évolution.

Conditions

• Contrat CDD temps plein ou temps partiel, à pourvoir dès que possible,
• Localisation : Strasbourg,
• Travail en forfait jours, du lundi au vendredi,
• Téléphone, Ordinateur,
• RTT, mutuelle premium, carte tickets restaurant.