Assistant, Assistante d'Unité d'Enseignement et de Recherche

Créée en 1909, l'ESSCA Ecole de Management est une Grande École postbac.
Elle propose différents cursus pour des métiers en marketing, commerce, finance, RH, digital et conseil. Membre de la Conférence des Grandes Écoles, elle délivre un diplôme Bac + 5 visé, grade de Master et propose également des programmes Bachelor, Mastères Spécialisés et Masters of Science.

Accréditée AACSB en 2014, EQUIS en 2016 et AMBA en 2017, l'ESSCA Ecole de Management est aussi la première école française après-bac à avoir obtenu en 2006 l'accréditation européenne EPAS pour l'excellence de son programme, son ouverture internationale et sa proximité avec les entreprises.
Implanté sur plusieurs sites d'enseignement en France et à l’étranger, le Groupe ESSCA propose un cursus international en lien avec un réseau de 279 universités partenaires dans 55 pays.

Le programme de formation Grande École est également accessible par la voie de la formation continue. L'École offre aussi un ensemble de formations conçues spécifiquement pour les dirigeants, les managers et les équipes opérationnelles. 

L'ESSCA EN BREF

• 8 sites d’études
• 279 universités partenaires dans 55 pays
• 6 000 étudiants en formation initiale et continue
• Près de 140 professeurs permanents
• 413 maîtres de conférence, chargés de cours et experts internationaux
• 3 instituts, EU ASIA Institute, Institut du Marketing Digital et Institut de Pédagogie Avancée
• 2 500 entreprises partenaires
• 14 500 diplômés à travers le monde
• 350 collaborateurs

Finalité du poste : assurer la coordination et la gestion administrative de l’équipe pédagogique en lien avec le Responsable, la Responsable d’UER/UE

Missions principales: 
Pédagogie :  

• Gérer les cours, les examens et les notes  
• Accueillir et renseigner les étudiants 
• Gérer les relations contractuelles avec les intervenants : gérer les engagements, recueillir les disponibilités, valider les cours pour la paie, se coordonner avec l’équipe RH… 
• Accueillir et gérer les intervenants extérieurs : déplacements et réservations diverses, notes de frais, factures 
• Traiter les informations/documents et les mises à jour sur les plates-formes (ou portail d’inscription)

Recherche UER : 

• Organiser les réunions/workshop internes programmés par le groupe recherche de l’UER (réservation de salle, inscription des membres, gestion le cas échéant des canaux Teams, lien avec les services internes : micro, équipement de la salle, cafés d’accueils, pauses, etc.) en relation avec la Direction de la Recherche (qui gère la planification, la mise à jour de l’Agenda Recherche, la valorisation scientifique et les déplacements des invités externes). 
• Assurer la gestion logistique des visitings recherche entrants en relation avec la Direction de la Recherche (logistique d’installation, accueil sur site) 
• Gérer les déplacements sur colloques académiques (Réservation, inscription etc….) et des déplacements des enseignants-chercheurs en général, ainsi que les adhésions à des associations savantes. 
• Effectuer le suivi administratif des contrats doctoraux/post-docs, en relation avec la Direction de la Recherche 

 
UER/UE:  

• Assurer la coordination entre les assistants, assistantes de l’UER/UE et avec le gestionnaire administratif, la gestionnaire administrative. 
• Rédiger les comptes rendus de réunion d’UER/UE (en français et anglais) 
• Assurer la logistique des déplacements internationaux des professeurs permanents, professeures permanentes de l’UER/UE 
• Participer à la réalisation du budget de l’UER/UE. Mettre à jour les informations relatives aux accréditations dans les tableaux dédiés en lien avec le gestionnaire administratif, la gestionnaire administrative. 

 
Missions ponctuelles:  

• Surveiller les examens  
• Participer aux manifestations organisées par l’UER/UE (colloque, journée entreprise…) 
• Assurer des missions de Cross training pour d’autres services 

Caractéristiques du poste proposé :
Type de contrat : contrat à durée indéterminée-CDI
Durée du travail : Temps plein
Rémunération : Selon profil
Statut : TAM- Technicien et agent de maîtrise  
Éléments périphériques : 7 semaines de congés payés pour 1 année travaillée - RTT – couverture santé et prévoyance – Titres restaurant – intéressement

Ce poste est également ouvert à toute personne en possession d'une reconnaissance de travailleur handicapé.

En possession d'une formation Bac+2/3 à dominante gestion/administration, vous disposez d'une expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un poste similaire et idéalement possédez une bonne connaissance du monde de l’enseignement supérieur.

Vous maîtrisez l'utilisation des outils bureautiques classiques et collaboratifs (OneDrive, intranet...) et pratiquez un anglais professionnel tant à l'oral qu'à l'écrit.

Outre vos excellentes qualités de relations interpersonnelles, votre sens du service et du travail en équipe, c'est également vos capacités de coordination, de réactivité alliées à votre un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité qui constitueront vos principaux atouts pour vous épanouir dans vos missions.