assistant de direction

Le Groupement Habitat Faventines est un groupement d’employeurs composé de 4 associations : Soliha Drôme, CAUE, ADIL et ADLS et employant 150 salariés. Le Groupement Habitat Faventines, recrute un(e) Assistant(e) de Direction (H/F).

Chacune de ces associations œuvre dans le cadre de missions d’intérêt général de l’habitat (accès au logement à loyers maitrisés, lutte contre l’habitat indigne, amélioration de la performance énergétique, adaptation des logements au maintien à domicile, conseils juridiques, etc…), de l’urbanisme (OPAH, rénovation urbaine, conseils en architecture urbanisme et paysage, observatoire de l’habitat,….), de l’accompagnement social (aide à l’accès et au maintien dans le logement, …), et de la gestion d’un parc de logement très sociaux (logements diffus, pensions de familles, résidences sociales, foyer de jeunes travailleurs,…)

CONTEXTE DU POSTE

Le développement de l’activité des associations du groupement, la mise en place d’une organisation interne adaptée à la croissance du nombre de salariés et les évolutions internes de certains collaborateurs conduisent à engager le recrutement d’un(e) assistant(e) de direction.

VOS MISSIONS 

Vos missions principales sont les suivantes :

- Secrétariat de Direction :

o    Organiser les Comités de Direction et les réunions pilotées par la Direction ; gérer les agendas et prépare les dossiers ; Suivre et référencer le courrier « direction » ; superviser la diffusion du courrier et le suivi des courriers signalés ; gérer le classement (électronique et papier) ; assurer la réception téléphonique et l’accueil des interlocuteurs de la Direction et du Secrétariat Général ; coordonner, suivre et mettre à jour un fichier de contacts communs (en lien avec les assistantes de chaque association et pôle) ; préparer et suivre les rendez-vous « direction » (logistique, organisation, préparation de dossiers, …) ;

- Gestion des Conseils d’Administration et des Assemblées Générales :

o    Pour SOLIHA Drôme : Préparer les dossiers en relation avec les Pôles et services ; assurer l’organisation de ces instances ; Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux et les diffuser ; veiller au respect des quorums ; assurer le suivi des administrateurs et des droits de vote afférents ; assurer le suivi des rendez-vous et déplacements des membres du Bureau (logistique, organisation, préparation des dossiers, …)

o    Pour les autres associations du groupement GHF : apporter un appui logistique au besoin ;

- Mise en œuvre des actions de communications institutionnelles :

En lien fonctionnel avec la responsable de la communication :

o    Participer à l’organisation des actions de communications (inaugurations, salons, journées professionnelles, évènements internes, etc…) ; contribuer à la mise en œuvre du rapport d’activité annuel de SOLIHA Drôme et apporter un appui aux assistantes des autres associations au besoin ; contribuer aux envois en masse de documents de communications ; etc….

- Gestion des moyens généraux :

o    Gérer les stocks de fournitures de papeterie, l’achat du mobilier de bureau et du petit mobilier ;

o    Superviser les réservations liées aux déplacements professionnels ;

o    Assurer le suivi des abonnements aux revues et journaux ;

o    Suivre la mise en œuvre du contrat d’entretien des locaux ; proposer les adaptations éventuelles ;

Qualités requises

Qualités relationnelles, loyauté, et discrétion

Esprit d’analyse et de synthèse

Rigueur et sens de l’organisation

Esprit d’initiative et autonomie

Force de proposition

Diplôme et expérience

Bac+2/3 : secrétariat de Direction

Et expérience exigée de 5 ans sur un poste similaire minimum

Aptitudes et compétences

Aptitude au travail en équipe

Compétences rédactionnelles

Maitrise du Pack Office et des outils bureautiques

Sensibilisation aux missions d’intérêt général

Autre : Permis B