Assistant(e) Commerciale Bilingue Anglais

VMI, EXPERT DU MÉLANGE DEPUIS PLUS DE 60 ANS
PME Industrielle basée en Vendée, nous concevons, développons et assemblons des machines spéciales de mélange et de pétrissage pour le monde entier.
VMI capitalise sur son savoir-faire en technologies de mélange et propose l’offre d’équipements la plus complète au monde pour les secteurs de la boulangerie, pâtisserie, viennoiserie ainsi que les industries de la cosmétique, pharmacie et chimie des spécialités.
Rejoignez une équipe dynamique et motivée par les challenges !

- CA 2020 : 55 M€ dont 50 % à l’export.
- Nombre de salariés : 240

Mission générale : Sous la responsabilité du Responsable Service Clients, l’assistant(e) Service
Clients est chargé(e) d’assurer la gestion administrative du service selon un marché donné.

Activités principales :
1/GESTION ADMINISTRATIVE DU MARCHE

• Assurer la réception des appels des techniciens et des clients.
• Établissement des offres commerciales relatives aux produits de service (régie, contrat de maintenance, analyse machine, formation etc.) et suivi de ces offres.
• Rédaction des contrats de maintenance - Suivi des ventes et du chiffre d'affaires des Contrats de maintenance.

2/SUIVI DES DOSSIERS CLIENTS
Offres et commande de pièces de rechange
Prise en compte des offres ou commandes de pièces de rechange.
Vérification des numéros de pièces, des numéros d’affaire, des prix, de la disponibilité des pièces.
Validation du délai de l'offre ou de la commande de pièces au client.
Relance des offres en cours.
Suivi des commandes
Suivi des délais donnés des commandes.
Vérification du respect des délais.
Avertissement Client si décalage ou autre modification de la commande.
Action auprès du Service d'appro ou des achats si les délais proposés ne correspondent pas au besoin
du client.
Gérer tout le processus de gestion des projets et de budgets liés aux commandes dans SAP.
Technique
Prise d'information pour assistance dépannage afin de retransmettre l'information au technicien VMI
Prise en compte des questions du client

3/TRANSPORT
Recherche de solutions transports.
S'occupe du transport lors des demandes d'enlèvements.
Effectue des réclamations pour obtenir des indemnisations
Établit les grilles tarifaires internes à VMI
Vérifie les factures mensuelles avant paiement.

4/ASSURER LE SUIVI DE L'EXTRANET
Créer les comptes clients et mettre à jour leur parc machine
Prendre en compte et gérer les commandes
Effectuer les vérifications et corrections nécessaires au traitement des commandes
Participer à l'évolution de cet Extranet en remontant toute information/besoin nécessaires à son bon développement

5/ASSURER LE SUIVI DES GARANTIES
Prise en compte des commandes de pièces de rechange sous garantie:
Suivi des commandes garanties
Préparation du dossier technique en collaboration avec d’autres services
S’assurer de la conformité de l’expédition des pièces

6/SUIVI DES RETOURS ET DES IMPAYES
Assurer lors d’un retour de pièces par le client que la commande soit soldée correctement. Relance
de suivi à faire aux clients
Relancer les clients si le paiement n’est pas fait dans les temps suite à demande de la comptabilité.
Résoudre les problèmes si besoin.

7/DIVERS
Gérer le standard général de l’entreprise lors des absences de la standardiste générale.
Traduction et rédaction de documents divers : courrier, notices techniques...
Archivage de documents
Epauler le responsable Zone Service lorsque celui-ci est en déplacement

Compétences attendues : 
LANGUES : Anglais 
Capacité d’adaptation et d’organisation
Savoir gérer son stress
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx