Assistant.e de direction F/H

La Villette, est un établissement public national à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. Il a pour mission d’animer, d’exploiter et de promouvoir l’ensemble du parc de la Villette, d’une envergure de 55 hectares, mais aussi de développer et diffuser des activités artistiques, pédagogiques et sociales, ouvertes sur la ville. Chaque année, la fréquentation moyenne de l’offre artistique et culturelle de l’établissement est de 1,3 millions de personnes et 10 millions de visiteurs pour l’ensemble du Parc de la Villette.

Finalité

Assister la directrice de la communication et des publics dans tous les dossiers relatifs aux activités de la direction et assurer un rôle de coordination au sein de la DCP

Assurer la gestion administrative et budgétaire des pôles protocole et partenariat / mécénat

Vos principales missions :

Assistanat

• Assurer l'interface entre la DCP et des interlocuteurs internes et externes sur des sujets transverses

• Gérer l’agenda et les déplacements de la directrice

• Assurer la conception et la réalisation d’outils de travail pour la direction : documents partagés, plannings, tableaux de bord, etc.

Organisation et coordination

• Assurer la coordination logistique de projets liés aux activités de la direction : séminaires, réceptions, réunions

• Participer à l’accueil, l’intégration et l’installation des nouveaux collaborateurs (salariés, stagiaires),

• Gérer certaines commandes nécessaires au fonctionnement de la direction
  (fournitures, matériels, documentations, abonnements…).

  En lien avec les pôles protocole et mécénat :

• Participer au suivi administratif du pôle (logistique, traiteurs, prestataires internes / externes)

• Contribuer à l’élaboration de documents pour le pôle mécénat (présentation, bilans)

• Assurer le suivi et la fabrication d’objets dérivés (cadeaux, goodies)

• Gérer les frais de réception

• Actualiser les fichiers prestataires, clients

  En lien avec le responsable du pôle administratif et gestion :

• Participer à la préparation des budgets et assurer la gestion comptable courante des pôles mécénat et protocole (établissement des bons de commandes, réception et enregistre des factures, liquidation et mandatement, liquidation et ordonnancement des recettes, échanges marchandises)

• Assurer le suivi des conventions de partenariat et mécénat (conditions d’exécution des contrats et des échéances de paiement)

Votre profil  :

Formation : BAC +2, 2 ans d’expérience minimum sur un poste équivalent, idéalement dans le secteur culturel

Savoir : Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique, Powerpoint, Illustrator Connaissances budgétaires et comptables

Savoir-Faire : Qualités rédactionnelles, sens de l’organisation, capacité à gérer des sollicitations multiples et simultanées, gestion des priorités

Comportements professionnels : Discrétion, capacité à prendre des initiatives, esprit d’équipe

Pourquoi nous rejoindre ?

CDD de 6 mois (Remplacement congé maternité) - Poste à pouvoir à partir du 15 juin 2024

Salaire brut mensuel selon profil + TR + 75% Navigo ou forfait mobilité durable
Mutuelle/ Accord d’intéressement/ Accord télétravail/ Carte culture/ Salle de sport/
Postulez ! CV sans photo + LM

Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com

Candidature à adresser avant le 10 mai.

Entretiens sur place les 15 mai matin et 16 mai après-midi.