Assistant(e) de gestion administrative et budgétaire

La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délais de publication : Dimanche 05 mai 2024

Cadre d'emplois : Rédacteur

Quotité : temps plein

Sous l'autorité du(de la) responsable de service Associations Ressources et Moyens, l'agent(e) assure la gestion administrative et financière des dossiers du secteur vie associative. Il(elle) apporte son expertise et un soutien technique au responsable de service et garantit l'avancement des dossiers et des projets du secteur.

Chargé(e) des relations aux associations, il(elle) contribue particulièrement à dynamiser le tissu associatif martinérois, assure la gestion et le suivi des différents accompagnements possibles de la ville aux associations sur le territoire. Il (elle) participe à la gestion et au suivi de la base de données recensant les associations (logiciel GMA).

Fonctions

Gestion administrative générale du service

Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques : interface et promotion de la vie associative

Activités du poste

Gestion administrative générale du(de la) secteur

Préparer, élaborer, rédiger et suivre des :

- actes administratifs ( arrêtés, conventions, délibérations …)

- courriers, compte rendus, procès verbaux, bilans, notes, procédures, dossiers (dossiers d'usagers, dossiers en lien avec des financeurs...)

Mettre en place des tableaux de bord et de suivi d'activités

Assurer une veille réglementaire dans son domaine

Élaborer et mettre à jour des documents de communication

Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques : interface et promotion de la vie associative

Soutien à la vie des associations de la ville : renseignements, conseils (généraux et juridiques, aide à la création) sur toute question relative à leur environnement en lien avec la commune.

Développement des relations partenariales entre les associations et la Ville

Suivi d'actions développées dans le cadre de la dynamique associative mise en place (convention d'engagements réciproques Ville/Associations, les rendez-vous des assos, le comité de suivi de la CER).

Création et gestion d’un fichier renseigné (statut, activités, composition) et mise en place d’un annuaire associatif en ligne.

Animation du lieu ressources associatif : le coin des assos

Promotion des associations : rédaction d’articles, diffusion et établissement de divers bilans, guides de la vie associative, site internet...

Mise en œuvre et organisation d'événements en direction de la vie associative (forum des associations, nocturne….)

Organisation, gestion, suivi et contrôle des moyens matériels mis à disposition des associations : locaux, matériels…. assurances et foncier…. dans un souci de valorisation des aides directes et indirectes de la ville en direction des associations en lien avec les différents services.

Gestion de l’éxécution budgétaire du secteur

Participation à la vie du(de la) service

Participer aux réunions d'équipe, commissions, CA… à l’activité des autres secteurs du service : aide à la promotion et à l’organisation des manifestations afin de faire bénéficier ces secteurs des relations et des connaissances du secteur associatif.

Effectuer une polyvalence si nécessaire

Contribuer à l’accueil des stagiaires

Administration du progiciel métier du secteur en transversalité au sein du service

Paramétrer, former, soutenir, coordonner des utilisateurs, établir et garantir des procédures

Suivre et mettre à jour un espace/site internet

Conditions

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

• Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie – Niveau Bac ou bac + 2

• Permis B

Conditions d'exercice particulières

• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures - Dépassements d’horaires possibles

• Travail en transversalité - Pics d’activité selon le calendrier des événements municipaux - Disponibilité nécessaire : périodes de pointe, réunions le soir, présence si nécessaire les jours des manifestations les week-ends - (heures récupérées selon les modalités légales)

• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

• Port de matériels durant les manifestations du service

• Déplacements fréquents : rencontre des partenaires - Véhicule de service mutualisé avec l'ensemble de la direction SJVA

• Travail à l'extérieur possible lors des manifestations : chaleur, froid, intempéries...

Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

Connaissances

Environnement territorial FPT cat B - Environnement territorial de la collectivité

Missions et activités des partenaires extérieurs associés - Dispositifs particuliers du secteur d'intervention : fonctionnement des associations (CA, AG ….)

Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires : vie associative locale

Vocabulaire professionnel du service

Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics

Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance

Communication orale : bonne connaissance

Comptabilité publique, budget : notions de base

Commande publique : notions de base

Savoir faire

Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....

Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” (GMA/Opus concerto/Civil finance) - Utiliser des sites « ressources »

Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes

Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs

Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, Finances) et partenaires externes (Trésor Public…)

Appliquer les règles de la comptabilité publique 

Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)

Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (gestes et postures, ...)

Qualités

Capacités d'analyse, de réflexion et force de propositions - Capacité à raisonner dans la globalité

Rigueur

Qualités relationnelles / capacité à comprendre l'autre et à convaincre

Adaptabilité

Polyvalence

Sens du travail en équipe et en transversalité : communiquer et travailler avec les autres services et partenaires locaux

Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences

Autonomie

Curiosité professionnelle