Assistant(e) Responsable de Service / secrétaire (H/F)

L’Association « Les Papillons Blancs du Finistère » est une association parentale et militante, affiliée au mouvement UNAPEI, qui a la double mission de promouvoir et défendre les intérêts des personnes en situation de handicap mentale et/ou psychique et de mettre en œuvre des solutions adaptées à leurs besoins.
L’Association accueille aujourd’hui, dans 62 sites, établissements et services répartis dans le département, 1.650 personnes, enfants, ou adultes de tous âges et à toutes les étapes de la vie sur les champs de l’éducation, de la formation, du travail et de l’habitat. Près de 1.000 professionnels agissent chaque jour aux côtés des personnes en situation de handicap mental pour leur permettre d’avancer vers plus d’épanouissement, d’autonomie et d’inclusion.

Retrouvez toutes nos offres d'emplois sur : https://www.papillonsblancs29.fr/

Au sein de la Résidence Mathurin Kerbrat, et sous la responsabilité de la responsable de service, foyer de vie de 34 places et un accueil de jour, vous assurez les missions suivantes :

• Participer à l’élaboration et à la gestion des plannings des salariés CDI et CDD, en lien avec le chef de service et/ou directeurs (en intégrant les éléments RH : visites médicales, formations, absences diverses...)

• Tenue des dossiers du personnel : créer les dossiers, classer les différentes pièces...

• Centraliser les demandes de contrats et organiser les remplacements en lien avec les chefs de service (contacter les remplaçants et leur transmettre les détails de leurs missions), pour leur établissement.

• Proposer de nouvelles procédures qui améliorent et sécurisent le fonctionnement

• Connaître et appliquer les règles légales d’administration du personnel en lien avec la CC66

• Exécuter des travaux de rédaction de courriers.

• Renseigner à partir de consignes des tableaux de bord de suivi et bases de données administratives.

• Procéder à l’enregistrement du courrier départ/ arrivée : savoir synthétiser les informations ; affranchissement du courrier.

• Assurer des travaux d’archivage, de classement, de reprographie, de mise sous pli.

• Appliquer les règles définies par la Direction pour les plannings de réservations diverses.

• Assurer des missions d’accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, des familles et des tiers.
  

Date de prise de poste: Le 01/06/2024 (entretien le 02/05/2024)
Date limite dépôt candidature : 15/04/2024

Salaire selon la convention collective CN66 (agent administratif principal).

Compétences

• Outils bureautiques

• Rigueur et organisation

• Communication orale et écrite de façon rapide et efficace,

• Organisation et procédures internes

• Savoir prendre des notes, être capable de rédiger,

• Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale,

• Savoir hiérarchiser et classer des documents,

• Écouter et reformuler

• Capacités d'adaptation

• Esprit d'équipe

Qualifications

• Permis B 

• BAC + 2 souhaité

• Première expérience exigée