Assistant office manager

Toulouse Alternance (12 mois)

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À propos de Agenium

Agenium Group est une structure dynamique à dimension humaine en pleine expansion. Elle déploie des solutions logicielles et techniques sur mesure pour répondre aux besoins de ses clients dans les domaines aéronautique/spatial/Défense/Militaire/ Sécurité/Agriculture de précision/Industrie ainsi que dans des start- up de la high tech. 


Agenium offre des perspectives de carrière fascinantes dans un environnement international high-tech en donnant l’opportunité de travailler avec des clients prestigieux et exigeants partout en France et à l’étranger. Nous axons nos valeurs sur le développement des compétences individuelles de nos collaborateurs, la prise en compte de la personnalité de chacun dans une dynamique collective, où la confiance, l’autonomie et l’esprit d’équipe sont les maîtres mots de notre culture d’entreprise.

Dans cette continuité, l'entreprise soutient des horaires de travail flexibles et adaptés à chacun, portant à la responsabilité personnelle, notre objectif premier étant la satisfaction de nos clients.


Agenium offre des perspectives de carrière fascinantes dans un environnement international high-tech en donnant l’opportunité de travailler avec des clients prestigieux et exigeants partout en France et à l’étranger. Nous axons nos valeurs sur le développement des compétences individuelles de nos collaborateurs, la prise en compte de la personnalité de chacun dans une dynamique collective, où la confiance, l’autonomie et l’esprit d’équipe sont les maîtres mots de notre culture d’entreprise.

Dans cette continuité, l'entreprise soutient des horaires de travail flexibles et adaptés à chacun, portant à la responsabilité personnelle, notre objectif premier étant la satisfaction de nos clients.

Le poste

Rattaché(e) à l'Office manager , vous serez en charge de l'assister sur un certain nombre de sujets administratifs et financiers du groupe.


Vos principales missions :


  • Relancer les clients sous la délégation le contrôle de l’office manager
  • Suivre le stock des services généraux, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer, gérer les éventuels retours de produits et SAV.
  • Gérer et suivre les commandes ponctuelles auprès de certains fournisseurs en lien avec le service ADV.
  • Suivre et contrôler la gestion des postes client/fournisseurs et l'ensemble des dépenses 
  •  Élaborer et Transmettre et faire respecter les procédures administratives, financières et/ou comptables.
  • Suivre et contrôler des notes de frais sur l’ERP
  • Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.
  • Effectuer l'accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs.
  • Gérer le standard et l'accueil téléphonique , noter les messages, transmettre et planifier les rendez-vous.
  • Gérer le courrier (tri, distribution, affranchissement, enregistrement)
  • Accompagner les collaborateurs dans l’utilisation de l’outil de voyage, l'organisation des déplacements des membres de l'équipe ou du responsable, réservation de taxi.
  • Participer au processus d’Onboarding/Offboarding, des collaborateurs, remise badge d’arrivée et sortie.
  • Participer à l’organisation d’évènements internes.



Profil recherché

EXPÉRIENCES / QUALIFICATIONS & COMPÉTENCES :


De formation Bac +2/3 en Gestion PME/PMI /Administration/Gestion comptable/Assistant manager ou équivalent, vous justifiez d’une expérience des stage ou alternance dans un environnement similaire.


  • Vous avez des connaissances en Gestion administrative
  • Vous avez déjà utilisé des outils/ logiciels de gestion ( ERP, CRM) , Excel
  • Vous avez une très bonne communication orale et aisance téléphonique
  • Vous avez des qualités rédactionnelles fortes
  • Vous aimez interagir et travailler en équipe !


VOUS ETES :


  • Autonome
  • Discret.e
  • Dynamique
  • Rigoureux se)
  • Organisé.e
  • Diplomate
  • A l’écoute


Vous aimez les challenges et souhaitez intégrer une équipe à taille humaine !

Toulouse
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