Assistant(e) de Direction (F/H)

Créé le 31 mai 2019, l’ Institut Polytechnique de Paris (IP PARIS) rassemble six Grandes Écoles d’ingénieur françaises : l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’École Nationale des Ponts et Chaussées, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis. Cet établissement d’enseignement supérieur et de recherche développe une recherche au meilleur niveau international ainsi que des programmes de formation lisibles et attractifs, garantissant une excellente employabilité et visant des publics variés : Licence (Bachelor), Cycle Ingénieur, Master, Doctorat et formation tout au long de la vie.

Ce regroupement permet à ces écoles-membres de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui permettra de positionner IP Paris selon les standards internationaux.

Dans le cadre de sa stratégie de recherche, IP Paris met en place des centres interdisciplinaires dans plusieurs domaines clefs dont l’énergie et le climat, l’intelligence artificielle et le biomédical.

L’Institut Polytechnique de Paris cherche à recruter un(e) assistant(e) de direction en soutien à la Présidence IP Paris, et éventuellement en support de l’équipe de direction de l’établissement en cas de besoin. 

Sous la supervision du Directeur de Cabinet du Président et en lien étroit collaboration avec l’assistante de la présidence et celle des directions IP Paris, l’assistant(e) interviendra en soutien dans l’activité du cabinet mais aussi en appui sur l’organisation des réunions relatives à la gouvernance de l’établissement.

 Activités principales :

• Planifier, coordonner, organiser les réunions relatives à la gouvernance d’IP Paris

• Venir en support et/ou suivre certains dossiers en lien avec les directions concernées et/ou leur assistante, notamment les événements institutionnels

• Accueillir les visiteurs (accueil physique et téléphonique) et les orienter

• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (ex : courriers, relevés de décisions, comptes rendus de réunion, ... )

• Traiter et diffuser les informations reçues

• Assurer un classement et un archivage électronique fiable et pérenne

• Assurer une veille sur l’actualité (nominations, sujets particuliers …).

Titulaire d'une formation de type Bac +2 à Bac + 5, vous devez justifier d’une expérience réussie d'au minimum 5 ans dans l’assistanat de direction de haut niveau, durant lesquels vos qualités organisationnelles et relationnelles en ont fait un référent incontournable.

Disponible et réactif/ve, vous saurez intégrer rapidement le mode de fonctionnement actuel pour en assurer une parfaite continuité, dans un environnement exigeant, dynamique et en pleine évolution.

Vous serez capable de vous adapter aux différentes demandes et situations qui font la richesse de ce poste engageant et exposé.

Une expérience dans le secteur de l’enseignement et de la recherche ainsi qu’une expérience dans un cadre international seraient appréciées.

Vous maitrisez l’utilisation des outils de informatique (pack office, Outlook)

Vous disposez un excellente niveau d'orthographe.

Un niveau d'anglais écrit et parlé est requis pour ce poste.

Savoir-faire:

• Savoir recueillir, traiter et transmettre des informations

• Savoir gérer les priorités et respecter les délais

• Savoir anticiper, planifier les actions

• Savoir proposer des choix ou des solutions

• Savoir travailler en collaboration

• Savoir s'exprimer à l'oral

• Savoir rédiger

Savoir-être

• Autonomie

• Réactivité

• Organisation

• Diplomatie et sens du relationnel

• Discrétion

• Esprit de synthèse et d’analyse

• Gestion du stress

• Sens de la confidentialité

Type de contrat : poste à pourvoir en détachement ou par voie contractuelle – Contrat de droit public de 1 an, de Catégorie B.

Date de prise de poste : Dès que possible.

Nos avantages :

• Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 18 RTT annuels)

• Possibilité de télétravail selon le poste (après accord du manager)

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

• Mutuelle (participation forfaitaire de l’employeur)

• Grâce aux partenariats avec les écoles-membres, vous bénéficierez :

  • d'un accès aux multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria, espace détente, service postal, coiffeur, accès libre aux bibliothèques des écoles, le Musée de l'X,)

  • d'un accès aux équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport, ...) , de nombreux évènements sportifs sont organisés tout au long de l'année.

L’Institut Polytechnique de Paris s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction. Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.