Attaché/Attachée Administratif.ve Direction Technique

Depuis 1948, le Festival d’Aix fait vivre l’opéra devant les publics d’aujourd’hui, avec des programmes d’une grande diversité présentés sur les scènes nationales et internationales les plus prestigieuses. Reconnu pour son excellence, le Festival d’Aix encourage l’émergence de jeunes talents et est un lieu d’innovation unique dans les domaines artistique, éducatif et de médiation; il est ainsi à l’initiative de réseaux professionnels à dimension européenne et méditerranéenne.

La Direction Technique constitue le bras opérationnel du Festival d’Aix-en-Provence : elle intègre, en son sein, les activités de conception des décors et des costumes, leur réalisation puis leur montage, en période Festivalière ou à l’occasion de tournées internationales.
 
Basée à Venelles, la Direction Technique compte 13 salariés permanents mais elle s’accroît, dès le mois de novembre, à l’ouverture des ateliers. Lieu des répétitions, elle accueille les équipes artistiques au mois de mai en même temps qu’elle investit progressivement les lieux de représentation saisonniers, principalement localisés à Aix-en-Provence. Après la phase de montage des décors et des répétitions, la Direction Technique vit au rythme dense des premières et des représentations.
 
Intégrer la Direction Technique revient à s’immerger dans un univers à part entière, à travailler au sein d’équipes pluridisciplinaires aux profils variés, et à un rythme de travail oscillant au rythme de l’édition annuelle.
 
Pour accompagner la préparation et la réalisation de l’édition 2025, la Direction Technique recherche un attaché administratif dont les missions et les responsabilités sont décrites ci-après.

RATTACHEMENT
 
Direction technique et de production
Responsable hiérarchique : Responsable du pôle administratif et financier de la Direction Technique
 
PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

Le Pôle Administratif et Financier de la Direction technique assure la gestion administrative et des ressources humaines de 350 personnels techniques intermittents ainsi que la gestion comptable d’un budget de 7,5 M€.

Il agit par délégation de la Direction Administrative et Financière du Festival et à ce titre, collabore très étroitement avec les services des Ressources Humaines et de la Comptabilité.

Intégré à une équipe de 5 personnes, vous assurerez la gestion de deux portefeuilles de services techniques : les Ateliers de construction et le Service Costumes/Habillage, Perruques et Maquillage et participerez aux missions transverses au Pôle.
 
Voici décrites les activités principales qui vous seront confiées :

1. Gestion Comptable :

• Saisie et gestion des bons de commande : Assurer la saisie, l’édition et l’envoi des bons de commande en conformité avec les procédures établies.

• Traitement des factures : Traiter les factures reçues, effectuer les rapprochements et assurer leur validation en lien avec les services concernés.

• Gestion des notes de frais et des caisses : Traiter les notes de frais, gérer les caisses de régie et les espèces en respectant les procédures de contrôle interne.

2. Gestion des Ressources Humaines :

• Édition des contrats de travail : Éditer et saisir les contrats de travail, ainsi que les éléments variables de paie (environ 1 500 contrats par an au niveau du Pôle).

• Saisie et validation des plannings : Assurer la saisie et la validation des plannings des personnels techniques intermittents, en veillant à la conformité avec les besoins opérationnels.

• Administration du personnel : Gérer les formalités administratives liées aux entrées et sorties de personnel, déclarer les arrêts ou accidents de travail, et gérer les absences (congés, maladie, etc.).

3. Missions administratives diverses :

• Accueil, gestion du standard téléphonique et du courrier du site de Venelles.

• Participation à l’organisation des évènements internes

• Suivi et commande des fournitures
  
  

NOUS RECHERCHONS
 
Titulaire d’une formation de type Bac+2 en comptabilité ou en gestion administrative, vous bénéficiez idéalement d’une première expérience professionnelle réussie sur un poste similaire obligatoirement polyvalent.
 
Une telle expérience vous a permis de développer une maîtrise d’Excel et, dans l’idéal, de Sage. Vous disposez à la fois d’un sens adapté du reporting et d’un solide esprit analytique.
 
Vos excellentes qualités relationnelles vous permettront d’assurer l’interface avec tous les services de la Direction Technique et de répondre aux sollicitations quotidiennes de l’ensemble de ses salariés.
 
Dans un contexte d’activité parfois intense, vous savez faire preuve d’anticipation et d’organisation pour parer à toutes les situations d’urgence. Rigoureux et précis, vous savez/aimez travailler en équipe et vous avez le goût de la réflexion/action collective.
 
La connaissance de notre secteur d’activité serait un plus.
 
PRÉCISIONS SUR LE POSTE
 
Poste en CDD saisonnier basé à Venelles (10 minutes d’Aix-en-Provence), à pourvoir à partir de mi-novembre et jusqu’au 31 juillet 2025.

Salaire : groupe 6 de la convention collective des entreprises artistiques et culturelles et selon grille du Festival d’Aix en vigueur, statut agent de maîtrise.

Autres avantages : mutuelle attractive, tickets restaurant, participation au transport, CSE, flexibilité des horaires, possibilité de télétravail et réductions sur les places du Festival.

Durée hebdomadaire : 35 heures par semaine

Le lieu de travail est situé au 1er étage d’un bâtiment dépourvu d’ascenseur. Il s’agit d’un poste de travail avec station assise, sur ordinateur, avec utilisation fréquente du téléphone.

PRÉCISIONS SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
 
Le Festival d’Aix est titulaire du label "Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes" et du Label « Diversité ». Ainsi, dans le cadre de nos recrutements, nous promouvons la diversité et la mixité professionnelles, convaincus que la diversité des profils est une richesse pour le travail d’équipe et la production d’idées novatrices.
Pour postuler, merci d'envoyer votre CV et votre lettre de motivation avant le 9 octobre 2024 à l’attention d’Alice FAUQUETTE, Responsable Administrative et Financière de la Direction Technique.