Chargé.e de gestion assistant.e F/H

19e arrondissement de Paris  - CDD (6 Mois)

À propos de La Villette

L’EPPGHV dit La Villette, est un établissement public national à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. Il a pour mission d’animer, d’exploiter et de promouvoir l’ensemble du parc de la Villette, d’une envergure de 55 hectares, mais aussi de développer et diffuser des activités artistiques, pédagogiques et sociales, ouvertes sur la ville. En 2019, la fréquentation de l’offre artistique et culturelle de l’établissement s’élève à près de 1,3 millions de personnes et 10 millions de visiteurs ont fréquenté l’ensemble du Parc de la Villette.

Description du poste

Finalité

Prendre en charge certaines opérations administratives et comptables de la direction de l’Exploitation et de l’Aménagement. Assister l’équipe de la direction.


Principales missions 

Assistanat de la direction

  • Assure l’accueil physique et téléphonique de la direction,
  • Participe à l’accueil et à l’intégration des nouveaux salariés et/ou stagiaires,
  • Assure en lien avec les différents chefs de service et la direction des ressources humaines l’administration du personnel: prévisions des absences pour missions, formations et congés,
  • Rédige, met en forme les courriers et notes des différents services et de la direction,
  • Participe à des réunions et rédige les comptes rendus,
  • Coordonne la diffusion de l’information au sein de la direction de l’exploitation et de l’aménagement et avec les autres directions,
  • Réceptionne et traite le courrier (formats papier et électronique),
  • Suit l’avancement des dossiers et les relances téléphoniques des interlocuteurs internes et externes,
  • Est force de proposition quant à l’amélioration du fonctionnement de la direction.

 

Gestion des bons de commande et des factures

  • Vérifie les devis, établit, centralise, enregistre et édite les bons de commandes et en assure la circulation (signature, transmission aux fournisseurs, visa+diffusion interne),
  • Rassemble les documents nécessaires au règlement des factures (justificatifs des dépenses, création des comptes de tiers),
  • Effectue les relances auprès des techniciens pour obtenir les pièces et justificatifs manquants au dossier,
  • Assure le traitement des factures de la direction : vérification, liquidation, imputation comptable et mise au visa de la direction,
  • Ordonnance les factures et transmet les dossiers de facture à l’agence comptable,
  • Assure le suivi du traitement des dossiers et les relations avec l’agence comptable (rejets, compléments d’information, certificats administratifs…),
  • Rédige les courriers, décisions et certificats administratifs,
  • Assure le classement et l’archivage des dossiers de la cellule comptabilité/budget.


Gestion et traitement comptable des marchés publics et des contrats

  • Gestion et suivi des marchés publics (réalisation des décomptes mensuels, généraux et définitifs, surveillance des seuils des marchés, calcul des révisions de prix des marchés),
  • Etablit les ordres de service d’actualisation de prix,
  • Création, suivi et mise à jour des tableaux de gestion de marchés,
  • Peut être amené à appliquer des mesures coercitives à la demande des techniciens.


Coordination et reporting

  • Est amené(e) à participer à des réunions périodiques avec les techniciens de la direction pour le suivi de dossiers particuliers,
  • Contribue au suivi de la gestion des dossiers de la direction (suivi et mise à jour de tableaux de bord…),
  • Assure le suivi comptable des fournisseurs (réponses aux questions, relances…),
  • Est l’un des interlocuteurs au sein de la direction pour les mouvements budgétaires, suivi des dépenses et des engagements en particulier auprès des services de la DEA,
  • Est amené(e) en cas de besoin à remplacer les autres gestionnaires de la cellule.


Description du profil

Formation : Bac + 2 gestion et/ou comptabilité ; Expérience de deux ans minimum sur un poste

Savoir : Très bonne maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautique, progiciels) ; notions de gestion budgétaire ; connaissance du code des marchés publics.

Savoir-faire : Très bon sens de l’organisation ; autonomie et capacité à prendre des initiatives ; capacité à hiérarchiser les priorités.

Comportements professionnels : Aptitudes rédactionnelles ; esprit d’équipe ; respect de la confidentialité des informations traitées; excellent relationnel et sens de la diplomatie.


Informations complémentaires

CDD 6 mois à temps complet à pourvoir dès que possible

Salaire brut mensuel selon profil + TR + 50% Navigo ou Forfait mobilité durable

Postulez ! Candidatures CV sans photo + LM 

Candidatures CV sans photo + LM

Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com/   

Date limite de candidature au 24 septembre 2021


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