Chargé.e de gestion et d’administration

Établissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe musical dédié au spectacle vivant, au patrimoine et à l’éducation. Il comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, des salles d’exposition temporaire, des espaces éducatifs, une médiathèque et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. Depuis le 29 septembre 2021, il accueille également un nouvel espace ludo-éducatif permanent, la Philharmonie des enfants, dédié aux 4 -10 ans.

L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts, trois expositions temporaires et un grand nombre d’activités éducatives. Il accueille quatre orchestres en résidence et administre les orchestres de jeunes Démos sur tout le territoire. Sa mission vise à renouveler et à élargir le public de la musique en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.

Au sein de l’établissement, un nouveau département des savoirs regroupe d’une part, la direction éditoriale et des rencontres avec le public (colloques, forums, conférences etc.) et d’autre part, la direction de la Médiathèque et des archives (Philharmonie à la demande, collections du musée, éduthèque, etc…).

Placé.e sous l’autorité de la direction de la Médiathèque et des archives et sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, le.la chargé.e de gestion et d’administration assure les fonctions suivantes :

GESTION ET SUIVI BUDGETAIRE

-        Suivi des dépenses (devis, bon de commande, livraison, facture, note de frais) et mise à jour de la base de données

-        Suivi des recettes (demande de facturation et de comptabilisation) et mise à jour de la base de données

-        Reporting budgétaire (hebdomadaire et de projet)

-        Rédaction et suivi de conventions et lettres accords

-        Saisie, contrôle et mise en paiement de contrats de travail

-        Vérification et validation de la consommation mensuelle des salaires

ADMINISTRATION ET SECRETARIAT

-        Suivi des activités de la Médiathèque (logistique, planning, relai communication, création des fiches Euterpe, fréquentation…)

-        Relai communication : brochures, site web

-        Suivi du planning d’occupation des salles (TIS)

-        Mise à jour de la base de données administratives (procédures)

-        Commandes des fournitures et des interventions techniques

-        Administration du logiciel de gestion des formations (inscription et suivi administratif des participants et des formateurs)

-        Préparation des supports liés aux formations

-        Organisation et montage des missions, réceptions et déplacements

-        Accueil, gestion du courrier, préparation et compte-rendu de réunions, secrétariat courant, classement et archivage

PROFIL

-          Formation supérieure, Bac +3 ou équivalent (administration/gestion)

-          Expérience significative dans un poste similaire

-          Connaissance du milieu culturel et du secteur public

-          Maîtrise confirmée du Pack Office et très avancée d’Excel

-          Connaissance du progiciel SIREPA serait un plus

QUALITES REQUISES

-          Rigueur, organisation, réactivité, disponibilité

-          Aptitude au travail en équipe

-          Qualité d’écoute et de dialogue

-          Sens du service et polyvalence