Chargé.e de gestion et de coordination F/H

L’EPPGHV dit La Villette, est un établissement public national à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. Il a pour mission d’animer, d’exploiter et de promouvoir l’ensemble du parc de la Villette, d’une envergure de 55 hectares, mais aussi de développer et diffuser des activités artistiques, pédagogiques et sociales, ouvertes sur la ville. Chaque année, la fréquentation moyenne de l’offre artistique et culturelle de l’établissement est de 1,3 millions de personnes et 10 millions de visiteurs pour l’ensemble du Parc de la Villette.

Finalité
Sous l’autorité hiérarchique du Chef de service administration, prendre en charge certaines opérations comptables et administratives de la direction de l’Exploitation et Aménagement.
Assurer la coordination au sein des équipes de la direction de l’exploitation et de l’aménagement.

Principales missions 

Gestion des bons de commande et des factures

• Vérifie les devis, établit, centralise, enregistre et édite les bons de commandes et en assure la circulation (signature, transmission aux fournisseurs, visa+diffusion interne),
• Rassemble les documents nécessaires au règlement des factures (justificatifs des dépenses, création des comptes de tiers),
• Effectue les relances auprès des techniciens pour obtenir les pièces et justificatifs manquants au dossier,
• Assure le traitement des factures de la direction : vérification, liquidation, imputation comptable et mise au visa de la direction,
• Ordonnance les factures et transmet les dossiers de facture à l’agence comptable,
• Assure le suivi du traitement des dossiers et les relations avec l’agence comptable (rejets, compléments d’information, certificats administratifs, etc.),
• Rédige les courriers, décisions et certificats administratifs,
• Assure le classement et l’archivage des dossiers de la cellule comptabilité/budget.

Gestion et traitement comptable des marchés publics et des contrats :

• Gère et suit les marchés publics (réalisation des décomptes mensuels, généraux et définitifs, surveillance des seuils des marchés, calcul des révisions de prix des marchés),
• Établit les ordres de service d’actualisation de prix,
• Crée, suit et met à jour les tableaux de gestion de marchés,
• Peut être amené.e à appliquer des mesures coercitives à la demande des techniciens.

Coordination et reporting

• Est amené.e à participer à des réunions périodiques avec les techniciens de la direction pour le suivi de dossiers particuliers,
• Contribue au suivi de la gestion des dossiers de la direction (suivi et mise à jour de tableaux de bord, suivi de dossiers spécifiques, gestion budgétaire…), 
• Assure le suivi comptable des fournisseurs (réponses aux questions, relances…),
• Est l’un des interlocuteurs au sein de la direction pour les mouvements budgétaires, suivi des dépenses et des engagements en particulier auprès des services de la DEA,
• Est amené.e en cas de besoin à remplacer les autres gestionnaires de la cellule.

Assistanat de la direction

• Assure l’accueil physique et téléphonique de la direction,
• Participe à l’accueil et à l’intégration des nouveaux salariés et/ou stagiaires,
• Assure en lien avec les différents chefs de service et la direction des ressources humaines l’administration du personnel: prévisions des absences pour missions, formations et congés,
• Rédige, met en forme les courriers et notes des différents services et de la direction,
• Participe à des réunions et en assure la rédaction des comptes rendus,
• Coordonne la diffusion de l’information au sein de la direction de l’exploitation et de l’aménagement et en lien avec les autres directions,
• Réceptionne et traite le courrier (formats papier et électronique),
• Suit l’avancement des dossiers et les relances téléphoniques des interlocuteurs internes et externes,
• Est force de proposition quant à l’amélioration du fonctionnement de la direction.

Formation : Bac + 2 gestion et/ou comptabilité ; Expérience de deux ans minimum sur un poste similaire.
Savoir : Très bonne maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautique, progiciels) ; notions de gestion budgétaire ; connaissance du code des marchés publics.
Savoir-faire : Très bon sens de l’organisation ; autonomie et capacité à prendre des initiatives ; capacité à hiérarchiser les priorités.
Comportements professionnels : Aptitudes rédactionnelles ; esprit d’équipe ; respect de la confidentialité des informations traitées; excellent relationnel et sens de la diplomatie.

Informations complémentaires
CDI à temps complet à pourvoir dès que possible
Salaire brut mensuel selon profil + TR + 50% Navigo ou Vélib
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Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com/   
Date limite de candidature au 04 février 2022