Coordinateur administratif H/F

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

Ce poste a pour objet d’assurer le suivi administratif nécessaire à l’activité Vacances adaptées en lien direct avec le responsable d’activité.

Il doit notamment permettre :

• de fluidifier la réponse aux appels téléphoniques et demandes des usagers

• de participer au traitement du suivi administratif des inscriptions

Missions en relation avec les usagers et partenaires :

• Accueil physique et téléphonique

• Traitement des boîtes mail dédiées

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription.

• Traiter les demandes de devis

• Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

• Participer à la commercialisation des activités : emailings, phoning

Administration des activités :

• Traiter les demandes de devis, aide à la constitution des dossiers de demande de financement, assurer la liaison avec les financeurs

• Traitement complet des inscriptions dans les logiciels (internes et/ou externes) ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; convocation ; préparation des documents, des départs,; confirmations clients ; relances clients, etc)

• Traitement de la facturation, relances clients, encaissement de la trésorerie associée selon les procédures établies

• Assurer diverses tâches de secrétariat

Missions de coordination :

• Participer aux réunions de coordination du service

• Veiller à la bonne application des procédures internes et externes en lien avec la CSA

• Assurer le lien entre l’assistante d’activité et la CSA

Ø  FORMATION : Bac à Bac +2 type gestion administrative

Ø  COMPETENCES :

Aisance dans le traitement des chiffres, bonne pratique d’Excel, aisance téléphonique, bonne organisation et rigueur.

Aisance relationnelle, autonomie et prise d'initiative seront appréciées

Travail en équipe et adaptabilité seront de mise

Ø  EXPERIENCE : au moins 1 an dans un poste de gestion administrative 

La connaissance du secteur associatif et du secteur socio-éducatif et du secteur de la formation professionnelle serait un plus

 Date d'entrée souhaitée au 11/09/2023