Assistant (e) de direction H/F

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

De la petite enfance au grand âge, l'UFCV en Provence Alpes Côte d’Azur se donne pour mission d'accompagner ses publics et améliorer leur quotidien. les actions portées par les équipes de la région soutiennent les engagements de notre projet associatif.

Au sein d'une équipe régionale de six collaborateurs, le (la) coordonnateur (trice) des services administratifs (assimilé assistant de direction), assurera la continuité des services administratifs (suivi facture et vente, procédure administrative, planification des charges de travail...) et optimisera le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l'UFCV.

Vos principales missions seront :
Organisation et coordination des activités

• Mettre en œuvre les processus métiers

• Coordonner et planifier l’activité des coordonnatrices et des assistantes d’activité

• Garantir les échéances

• Participer à l’amélioration des procédures internes

• S’assurer de la bonne application des procédures et de l'exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée par le(s) responsable(s) d'activités

• Participer à la formation de l’équipe administrative sur ces outils

Coordination de l’équipe administrative régionale

• Assurer le suivi des éléments RH de l’équipe administrative

• Assurer l’intégration des nouveaux collaborateurs

• Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d’activité et entretiens professionnels de l’équipe administrative

Missions en relation avec les usagers et partenaires :

• Traitement des boîtes mail dédiées

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription

• Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

Administration des ventes, inscriptions et adhésions / Administration des activités :

• Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité

• Traitement de la trésorerie associée

• Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs

Coordination en lien avec les responsables d’activité

• Participer au suivi administratif des intervenants occasionnels du secteur

• Participer au suivi de la programmation et de ses évolutions (annulation de sessions et séjours ; transferts ; etc.)

• Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offres pour les marchés publics ou DSP

• Participer à l’élaboration des bilans

Coordination en lien avec le délégué régional

• Assurer la bonne gestion des contrats de maintenance et autres (ascenseur, installations électriques, courrier…)

• Participer à la bonne gestion du site (contrat de nettoyage, gestion des clés badges, planning révisions et entretien des véhicules…)

• Établir les déclarations de sinistres (véhicules, locaux, autres, etc.)

• Assurer l’administration générale

Contrat et rémunération :
Poste à pourvoir en CDI dès que possible, temps plein
Rémunération de 2135 € brut mensuel / 25 K brut annuel à 2300 € Brut mensuel / 28 K brut annuel
Niveau C - Indice 280 de la CCN ECLAT + prime de coordination

Avantages UFCV :
Prime reprise ancienneté et expertise métier
Prime familiale
Télétravail possible selon accord télétravail de l'UFCV et organisation de l'équipe

Complémentaire santé et prévoyance :
Harmonie mutuelle
Chorum

Condition particulière :
Déplacement régionaux ponctuels
Management à distance

FORMATION

• BTS Assistant de gestion en PME, ou DUT GEA, ou niveau 5 (BAC +2) minimum en gestion et administration

 
COMPETENCES

• Connaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RH
• Management d’équipe administrative
• Organisé.e, méthodique et rigoureux.se
• Maîtrise de la suite Office indispensable niveau confirmé

 
EXPÉRIENCE

• Coordination d’équipe
• Gestion administrative polyvalente

 
QUALITÉS SOUHAITÉES

• Aisance relationnelle, Capacité à déléguer, à motiver
• Rigueur
• Esprit d’équipe
• Gestion du stress