Gestionnaire administratif (H/F)

À propos de IRT Saint Exupéry

L’Institut de Recherche Technologique (IRT) Saint Exupéry est un accélérateur de science, de recherche technologique et de transfert vers les industries de l’aéronautique et du spatial pour le développement de solutions innovantes sûres, robustes, certifiables et durables.

 Nous proposons sur nos sites de Toulouse, Bordeaux, Sophia Antipolis et Montréal un environnement collaboratif intégré composé d’ingénieurs, chercheurs, experts et doctorants issus des milieux industriels et académiques pour des projets de recherche et des prestations de R&T adossés à des plateformes technologiques autour de 4 axes : les technologies de fabrication avancées, les technologies plus vertes, les méthodes & outils pour le développement des systèmes complexes et les technologies intelligentes.

Nos technologies développées répondent aux besoins de l'industrie, en intégrant les résultats de la recherche académique.

Environnement de travail

Toulouse

L’IRT Saint Exupéry est le principal locataire du bâtiment B612, le centre d’innovation de Toulouse Aerospace, occupant 10 900 m² sur les 24 000m² disponibles. Situé dans le quartier de Montaudran, au cœur d’un écosystème riche et en pleine mutation, le B612 abrite les acteurs majeurs de l’innovation : U-Space, Airbus OneWeb satellites, ANITI, ESSP, Aerospace Valley ou encore Capgemini.

Nous disposons de 3 autres sites : Bordeaux, Sophia-Antipolis & Montréal.

 3 raisons de nous rejoindre

• Prendre part à des projets de recherche innovants, au service de la recherche technologique française et au profit de l'industrie implantée sur le territoire national et européen.

• Vivre sa passion pour la technologie, se donner la liberté d’innover et développant son esprit pionnier et d’équipe !

• Evoluer dans un environnement collaboratif intégré et multiculturel, en travaillant aux côtés des collaborateurs issus de la recherche académique ou de l’industrie: chercheurs, doctorants, ingénieurs, techniciens, etc.

 L’IRT Saint Exupéry s’engage pour la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures à ce poste seront étudiées sans différence de traitement liée au sexe, à l’âge, à la nationalité ou tout autre critère discriminant. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

 Ce que nous vous proposons :

• Une mutuelle avantageuse

• Un accord d’intéressement (à partir du 1er juillet)

• Un CSE dynamique et vivant proposant des activités

• Rejoindre un institut engagé (Gender Equality Plan)

• La prise en charge d’une partie de vos déplacements verts (transports en commun et vélo)

• Un accord télétravail vous donnant la possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours par semaine

• Une conciergerie proposant de nombreux services à prix réduits (site de Toulouse uniquement)

Visitez en 360° nos plateformes technologiques sur Toulouse : https://storage.net-fs.com/hosting/6834310/4/

Dans le cadre de ses missions générales, le(a) gestionnaire administratif intervient pour la Direction Administrative et Financière ainsi que pour la Direction Juridique, notamment sur l’ERP et le suivi de la propriété intellectuelle et des contrats.

Renseigner et garantir l’information contenue dans l’ERP et dans la base de donnée relative à la gestion des projets :

• Saisir les références budgétaires des projets dans la base de donnée et dans l’ERP.

• Ouvrir les lignes de pointages des collaborateurs pour chaque nouveau projet.

• Ouvrir les droits et accès.

• Assurer la gestion documentaire des éléments financiers projets nécessaire au service.

• Assurer l’assistanat et organiser les évènements ponctuels du service (réunion mensuelle, ateliers ou journées de cohésion).

Fournir un appui à l’équipe juridique et PI :       

• Assurer la tenue des dossiers juridiques et de propriété intellectuelle dont classement et archivage

• Assister l’équipe PI sur les actions de protection de la PI (horodatage, dépôt de brevets …)

• Assurer l’interface avec les autres services et avec les clients internes dans le cadre du suivi des dossiers (commandes, factures, primes inventeurs, information sur l’état des dossiers, relances des inventeurs…).

• Assurer un appui au service juridique et PI (gestion boîte mail, organisation et animation de réunions, rédaction des comptes rendus et suivi des actions) et l’interface avec les partenaires extérieurs.

Après une période de formation, prendre en charge en toute autonomie la gestion des contrats d’assurance :

• Assurer l’interface avec les assureurs et fournir les éléments demandés dans les délais impartis.

• Garantir l’adéquation des contrats avec les activités de l’institut.

Bac + 2 en gestion administrative ou assistanat de gestion ou 5 ans d’expérience dans un poste similaire
Appétence pour les chiffres et la gestion de base de données

Maîtrise des outils bureautique: Word, Powerpoint, Excel
Bonne connaissance des logiciels de gestion: ERP type Cegid
Bonnes capacités de communication écrite et orale

Compétences personnelles:
Adaptabilité
Caractère réactif et à l’écoute
Organisation, méthode et rigueur
Sens des priorités et du respect des échéances
Aisance relationnelle