Responsable des instances et des actes

Le SIPPEREC défend le service public et s’engage depuis près de 100 ans aux côtés des collectivités d’Île-de-France et de leurs habitants. Face aux grands défis sociaux et environnementaux, il apporte son expertise et contribue à un développement solidaire et équitable des territoires dans les domaines des énergies renouvelables, de l’électricité, de l’aménagement numérique et de la mobilité durable, pour garantir un service public de qualité, accessible à tous et à des prix justes. 

Le SIPPEREC encourage l’action collective en favorisant la coopération entre les collectivités et en menant des actions publiques sur l’ensemble des territoires. Un engagement fort et partagé par l’ensemble des collaborateurs du SIPPEREC qui chaque jour conçoivent et mettent en œuvre des solutions et des projets innovants pour répondre aux préoccupations et aux besoins des collectivités franciliennes et de leurs usagers.

Composée d’une directrice et d’une assistante, la direction du secrétariat des instances est au cœur du fonctionnement de l’activité. Elle est en charge de la gestion des assemblées délibérantes (conseil syndical), des commissions syndicales et de tous les actes du SIPPEREC.

Le poste de responsable des instances et des actes
 
Sous la responsabilité de la Directrice, en tant que responsable des instances et des actes vous devrez élaborer et veiller à la régularité des actes du SIPPEREC et de la Régie Gényo. Vous assurerez l’organisation, la préparation, la tenue et le suivi des instances statutaires relevant du Service des instances à travers les missions suivantes :
Préparation, tenue et suivi des instances statutaires et des actes du SIPPEREC
·        Organiser et préparer les comités syndicaux : mise en forme des rapports et délibérations, préparation des convocations et dossiers, dépôt et envoi des convocations et du dossier sur la plateforme de dématérialisation,
·        Suivre le processus de préparation et de validation des affaires : coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires, veiller au respect des échéances et procéder aux relances nécessaires, assister la Directrice pour la préparation et le suivi des ordres du jour, mettre en forme les documents nécessaires à la tenue de l’instance,
·        Suivre les présences et les pouvoirs pour assurer le quorum, organiser les relances,
· Organiser et assurer la tenue et le suivi de la séance : accueil, émargement, signatures, gestion de l'enregistrement des présentations, suivi des interventions et des votes, rédaction du procès-verbal de la séance, publication et affichages légaux, tenue du registre des délibérations,
·        Organiser et préparer les commissions syndicales en lien avec la Direction Générale et les directions opérationnelles,
·      Elaborer les actes du SIPPEREC et de la régie Gényo (délibérations, décisions, conventions et arrêtés – hors RH), veiller à leur régularité et assurer leur suivi (contrôle formel, mise en signature, transmission des actes et pièces annexes au contrôle de légalité, notification, publication, gestion, mise à jour et archivage des registres des actes, rédaction du compte rendu des décisions du Président, classement des dossiers selon les procédures en vigueur)
·      Superviser le travail de l’assistante en charge des actes et instances,
·      Mettre en œuvre les actions de la Direction issues des adhésions et des reprises de compétences,
·      Assurer le suivi des élus du comité syndical : désignation des délégués, modifications, suivi du remboursement des frais de déplacement, classement, saisie et mise à jour des informations et données sur les outils métiers et les documents du Syndicat,
·      Contribuer à la circulation de l'information administrative entre les Directions et services, à la diffusion de la culture territoriale auprès des agents
·  Gérer le Parapheur électronique Fast, l’outil de convocation des élus aux instances et l’espace adhérents : assurer l’administration fonctionnelle du parapheur électronique, de l’outil de convocation des élus et des pages dédiées de l’espace adhérents, assurer l’assistance aux utilisateurs, assurer la mise à jour de la base de données « relation adhérents » pour les domaines d’intervention de la Direction.
· Assurer la continuité du service en veillant notamment à la polyvalence d'intervention. 

·        Bonne expression orale et écrite : maîtrise des règles de l’orthographe, de syntaxe, de grammaire et de bienséance,
·        Connaissance du contexte des collectivités territoriales et de leur fonctionnement,
·        Bonnes connaissances du fonctionnement des assemblées et des actes des collectivités territoriales,
·        Respect des procédures internes
·        Planification et suivi des tâches,
·        Confidentialité et discrétion professionnelle,
·        Sens de l’initiative, réactivité, adaptabilité, autonomie, rigueur, capacité d’initiative ainsi qu’intérêt pour le travail en équipe.

PLUS D’INFORMATIONS :
Poste ouvert aux agents de la fonction publique de catégorie B ou C et aux contractuels 
Prise du poste : dès que possible
Temps plein
Fourchette salariale (à définir selon profil) + Prime de fin d’année
Localisation : au cœur de Paris, métro Gare de Lyon
Télétravail possible 10 jours/mois 
RTT, Compte-Epargne Temps
Participation mutuelle et prévoyance
Restauration collective/titres restaurant d’une valeur de 10€83
Avantages sur les prestations sociales, culturelles et familiales
Association sportive et culturelle
Espaces de travail accueillants 

Rejoindre le SIPPEREC, c'est mettre votre expertise au service des collectivités franciliennes à travers des projets toujours plus innovants. Vivez l’expérience du changement en rejoignant notre équipe, une équipe qui aspire à créer de la valeur pour ses collaborateurs.

Le SIPPEREC en chiffre :
Le SIPPEREC regroupe 117 collectivités franciliennes sur un territoire de plus de 7 millions d’habitant.
Premier producteur public d’énergies renouvelables en Île-de- France, le SIPPEREC joue un rôle majeur dans la transformation des territoires. Son ancrage centenaire en Île-de-France, son expertise territoriale avérée et son agilité dans le pilotage de projets complexes permettent au SIPPEREC d’initier des projets ambitieux et innovants, de les piloter et les faire aboutir.
6 réseaux de géothermie, 105 centrales photovoltaïques, 4 500 km de réseaux d’initiative publique en fibre optique et plus de 800 points de charge La Borne Bleue : l’action du SIPPEREC est au plus proche de la vie des communes et de leurs habitants.
Cette proximité et ce lien quotidien avec les territoires doivent permettre d’anticiper les innovations technologiques et les nouveaux usages, pour favoriser les villes durables.