COORDINATEUR ADMINISTRATIF temps partiel H/F

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

La délégation régionale Grand Est cherche un(e) coordinateur (trice) intervenant sur la gestion des activités (formation dans l’animation, accueil collectif de mineurs) dans un esprit de transversalité afin de garantir la qualité et le suivi des actions que l’UFCV met en œuvre.

Il/elle sera sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, et travaillera en lien avec les autres assistantes administratives, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.

Finalité et Enjeux du Poste :

• Assurer le bon fonctionnement de la gestion administrative d’un secteur d’activité
• Garantir la qualité globale des services administratifs régionaux à l’interne comme à l’externe
• Assurer la continuité des services administratifs et optimiser le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l’Ufcv.

Fonctions et responsabilités :

Sa fonction principale sera orientée sur l’ensemble des activités de l’Ufcv dans le Grand Est.

Une mission de coordination des services administratifs toutes activités confondues (BAFA/BAFD, formation professionnelle, animation territoriale) complètera sa fonction principale.

Administration des ventes / inscriptions / adhésions / facturations :

• Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)
• Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque
• Participer à l’organisation administrative des activités : convocation, préparation des documents de sessions.

Mission de coordination des services administratifs :

• Organiser et coordonner l’ensemble des activités (Formation Professionnelle et Volontaire, Accueils collectifs de mineurs) :
• Mettre en œuvre les processus métiers.
• Coordonner et planifier l’activité des assistantes d’activité.
• Garantir les échéances de facturation, d’encaissement et de relance.
• Participer à l’amélioration des procédures internes.

Gestion des ressources humaines :

• Assurer le suivi des éléments RH de son équipe (5 personnes actuellement)
• Assurer l’intégration des nouveaux membres de son équipe.
• Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d’activité et entretiens professionnels de son équipe.

Missions de prospection, et relation avec les usagers :

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription aux activités, notamment BAFA/D
• Organiser l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection

Elaboration et évolution des outils et procédures :

• Contribuer à l’élaboration des procédures régionales et outils nécessaires à leur mise en œuvre.
• S’assurer de la diffusion et de l’application des procédures par les personnels concernés. Participer à leur formation sur ces outils.

FORMATION : niveau Bac + 2 type gestion administrative/PME.

COMPETENCES :

-      Connaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RH.

-      Bonnes qualités relationnelles et doit être un excellent communicant.

-      Organisé et méthodique

-      Management d’équipe

-      Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers.

EXPERIENCE :

-      Coordination d’équipe (expérience de 2 ans minimum exigée)

-      Gestion administrative polyvalente

La connaissance des secteurs d’activités de l’UFCV sera appréciée.

QUALITES :

-   Sens du travail en équipe et du Service Client

-   Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation

Ce poste basé à la Meinau est à temps partiel 28h /semaine (soit sur 4 jours soit sur 5 jours avec horaires aménagés).

Salaire : application de la grille indiciaire CCNA à l'indice 280 (Fourchette indicative : 1415 € Brut/ mois) + prime de 35 points.