Instructeur(trice) gestionnaire de dossiers - assurance et juridique

La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Cadre d'emplois: Ingénieur(e)
Délai de dépôt des candidatures le jeudi 2 Juin 2022

Missions
Sous la responsabilité et en collaboration avec le chef de service, l'agent gère les dossiers des assurances, contribue à l’assistance juridique des services et participe au sein d’une équipe à la préparation des séances du Conseil Municipal. Il est amené également à participer aux séances du Conseil Municipal pour en assurer le secrétariat.

Ce poste implique d’importantes relations avec les services de la ville et les administrés, et commande une grande rigueur ainsi qu'une grande discrétion.

Activités du poste

• Gestion administrative des sinistres et des assurances - agent référent :
• Suivi administratif et financier des contrats, de leur renouvellement et de leur exécution
• Gestion des sinistres : informations auprès des services et des usagers, déclarations auprès des assurances, analyse des responsabilités, participation phyique aux expertises
• Relationnel avec les assurances, le consultant en assurance, les agents et les usagers

Assistance juridique des services - en lien étroit avec le chef de service :

• Rédaction de notes et de réponses juridiques aux interrogations des services
• Instruction de demandes réglementaires (débits de boisson temporaires, occupation du domaine public)
• Assistance du délégué à la protection des données pour le maintien de la conformité au RGPD, notamment pour la tenue des registres

• Participation à l’organisation du Conseil Municipal - en lien étroit avec l'ensemble des agents du service :
• Relecture des projets de délibérations et assistance des services pour leur rédaction
• Participation à l'organisation matérielle du Conseil Municipal (administrative et technique)
• Participation aux séances du Conseil Municipal : comptage des voix, des votes, prise de notes pour la rédaction du compte-rendu de séance

Gestion administrative quotidienne et participation à la vie du service et de la direction :

• Préparation, élaboration, rédaction et suivi des actes administratifs ainsi que de tous types de documents : courriers, compte rendus, bilans, notes, procédures, dossiers, documents de communication
• Participation aux réunions d'équipe, participation occasionnelle à des commissions ou groupes de travail
• Permanence du service (assurée par l'ensemble des agents du service)
• Suppléance occasionnelle des autres agents du service
• Accueil des stagiaires, chantiers jeunes et renforts éventuels, en lien étroit avec le chef de service et l'assistante du service

Conditions

Conditions d’exercice particulières

• Réunions exceptionnelles en soirée
• Pics d'activités (renouvellement des contrats, budget, etc.)
• Horaires de bureau dans le cadre du protocole GTT 2021, et disponibilité en soirée une fois par mois, le mardi, suivant un calendrier arrêté à l'avance, pour la participation aux Conseil Municipaux
• Travail en transversalité
• Organisation des congés avec les autres agents du service pour permettre d'en assurer la continuité
• Devoir de réserve et sens du service public

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

• Recrutement par voie statutaire (fonctionnaire titulaire ou lauréat de concours), possibilité d'accès direct en catégorie B sur la filière administrative/technique/animation.
• Possibilité de recrutement contractuel sur la base de l’article L. 332-8 disposition 2 du CGFP.
• Conditions de rémunération
• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 70% de l'abonnement (plafond de 86,16€ /mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
- Proposition d'adhésion au Comité des Œuvres Sociales (COS) donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements, familiaux…)

Les activités et compétences sont susceptibles d'être actualisées en fonction de l'évolution du service public, des techniques de travail et des organisations.

Connaissances

• Connaissance de l'environnement territorial, et notamment de l'échelon communal
• Connaissance du fonctionnement et des attributions du Conseil Municipal
• Maîtrise des droits, obligations et caractéristiques du statut de la fonction publique
• Bonnes notions de droit administratif général et de droit public, ainsi que des contentieux afférents

Savoir faire

• Utilisation des ressources numériques, des progiciels métiers, d'une suite bureautique dans ses fonctions habituelles
• Maîtrise du formalisme des actes administratifs
• Collecte et synthèse d'informations, rédaction de notes, veille réglementaire dans ses domaines d'intervention, centralisation et suivi de données relatives à différents dispositifs ou instances
• Capacité à s'emparer et respecter les procédures des services internes et des partenaires externes
• Capacité à mettre en place et gérer des tableaux de bord de suivi d'activité

Qualité

• Gestion des situations de stress
• Accompagnement des services avec patience et bienveillance
• Application des techniques d'organisation, de gestion du temps de travail et de priorisation des tâches
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Discrétion professionnelle (point de vigilance particulier)
• Capacité à travailler en équipe
• Communication écrite : bonne connaissance
• Techniques rédactionnelles et orthographiques: bonne connaissance
• Communication orale : bonne connaissance