Chargé.e de protocole / Invitations F/H

L’EPPGHV dit La Villette, est un établissement public national à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du ministère de la culture et de la communication. Il a pour mission d’animer, d’exploiter et de promouvoir l’ensemble du parc de la Villette, d’une envergure de 55 hectares, mais aussi de développer et diffuser des activités artistiques, pédagogiques et sociales, ouvertes sur la ville. En 2019, la fréquentation de l’offre artistique et culturelle de l’établissement s’élève à près de 1,3 millions de personnes et 10 millions de visiteurs ont fréquenté l’ensemble du Parc de la Villette.

Finalité
Participer aux échanges avec les institutionnels et les professionnels de la culture pour leurs venues aux spectacles (gestion des invitations et des places professionnelles). Collaborer également à la mise en œuvre des opérations de relations publiques telles que les soirées de première, les vernissages, les inaugurations, etc.

Principales missions 

En étroite collaboration avec la responsable du protocole et des invitations :

Mise en œuvre de la politique d’invitations autour de chaque événement :

• centralise les fichiers de chaque service et met en place la liste définitive
• crée les invitations numériques, suit la création des invitations print et en organise l’envoi
• traite les demandes d’invitations et de détaxes pour chaque manifestation, les enregistre dans le logiciel de billetterie, établit et diffuse la liste d’invités, assure le reporting en fin d’événement
• établit quotidiennement un état des réservations réelles à transmettre à la responsable des ventes pour la bonne gestion des quotas de places délivrés pour les invitations
• coordonne les demandes des compagnies, suit et répond à leurs demandes d’invitations et leurs listes d’invités
• accueille les invités certains soirs de spectacle.

Organisation et mise en œuvre des événements de relations publiques : cocktails de première, vernissage, inauguration....
Gestion du fichier de relations publiques : veille et mise à jour

Formation : Etudes supérieures en communication ou management culturel 
Savoir : Intérêt pour le spectacle vivant; Très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel…) ; La connaissance du fonctionnement d’une base de données serait très appréciée
Savoir-faire : Esprit de synthèse et aisance rédactionnelle; goût du travail en équipe et du terrain Comportement professionnel : Aptitudes relationnelles; Méthodique et rigoureux; Sens de l’organisation.
Disponibilité en soirée et week-end

Informations complémentaires 
CDD 4 mois renouvelable à partir du 28 septembre 2020
Salaire brut mensuel selon profil + TR+ 50% transport ou Velib
Postulez ! - CV sans photo + LM
Pour toutes informations sur l’établissement : https://lavillette.com/
Date de limite de candidature au 13 septembre 2020