Office Manager Freelance F/H

Filiale à 100% du groupe Kouros, la société CARBONLOOP offre un service de décarbonation accélérée pour les industries et la mobilité lourde, basé sur un procédé unique combinant la production d’énergies neutres en carbone à partir de résidus de biomasse et un puits de carbone local et durable, générant des crédits carbone.
Cette solution énergétique innovante et totalement intégrée (incluant approvisionnement biomasse, opérations et maintenance, gestion des services associés) permet ainsi à des industriels consommant de l’électricité et de la chaleur ou de l’hydrogène de bénéficier d’une énergie dite « carbone négatif » et pouvoir ainsi répondre de manière pratique et concrète à leurs engagements en matière de réduction des gaz à effet de serre. 
Nous avons pour ambition de proposer nos services sur plus de 200 sites d’ici à 2030 !
Dans le cadre de notre lancement, nous recherchons notre Office Manager Freelance !

Rattaché au Directeur Administratif et Financier, vous réalisez des missions très variées et travaillez en collaboration avec l’ensemble des Directions de l’organisation. Vous vous positionnez comme interlocuteur privilégié des collaborateurs sur l’ensemble des sujets liés à la vie du bureau.
  
La gestion des bureaux 

• Gestion des bureaux et relations avec les prestataires externes (bailleur, La Poste, sécurité incendie, …)
• Déploiement et suivi des documents obligatoires d’entreprise (DUER, registre des accidents bénins, registre de sécurité, …)
• Gestion de la téléphonie fixe et Wi-fi
• Participation à l’organisation d’événements internes et externes
• Commandes et suivi des fournitures
• Mise en place de contrats-cadres (location véhicules, fournitures, …)

Le support à la gestion administrative du personnel 

• Gestion des plannings, congés et absences via notre SIRH
• Collecte, traitement et suivi des justificatifs de transports
• Organisation et suivi des visites médicales 
• Proposition et mise en place d’initiatives liées à la Qualité de Vie au Travail
• Accueil des nouveaux collaborateurs (organisation, préparation et contribution aux sessions d’accueil sur site, ..)
• Gestion des sorties de collaborateurs 

L’IT

• Gestion du parc informatique en coordination avec le prestataire d’infogérance
• Création des accès des nouveaux collaborateurs à nos outils internes

Assistanat

• Accueil téléphonique, prise de RDV 
• Organisation des voyages d’affaires
• Suivi des filiales (création, domiciliation, facturation, …)

Titulaire d’un Bac +2/3, vous disposez d’au moins deux années d’expérience sur un poste équivalent ou bien dans une fonction d’assistant(e) de direction; idéalement acquise dans un environnement startup. 

Vous souhaitez participer au développement d'une startup, les outils bureautiques n'ont pas de secret pour vous et vous êtes à l'aise à l'écrit comme à l'oral.

Vous êtes motivés par les enjeux environnementaux et vous avez envie d'intégrer une structure où les valeurs humaines sont bien présentes.

Rejoignez-nous :

• Les valeurs que nous incarnons tous au quotidien : l’esprit d’équipe, l’innovation et la responsabilité
• La grande autonomie que vous pourrez avoir : tout est encore à construire
• Télétravail possible
• Une équipe motivée, accueillante et passionnée