Office Manager - Services Généraux H/F

Vous souhaitez rejoindre une entreprise à taille humaine et participer de manière concrète à son développement ?
Nous recherchons des candidats pleins de talents, motivés pour nous accompagner dans la croissance de notre plateforme. Notre mission, apporter des solutions de financement flexibles afin d’accompagner les entrepreneurs des petites et moyennes entreprises dans leurs projets de développement. En faveur d’une croissance responsable et durable, CAPZA accorde également une grande importance aux enjeux sociaux et environnementaux des entreprises. CAPZA est majoritairement détenue par ses collaborateurs et bénéficie du soutien du groupe AXA. Nos équipes d’investissement ont accompagné plus de 200 entreprises depuis 2004. Le groupe compte plus de 90 collaborateurs répartis entre Paris, Munich, Madrid et Milan et gère 5 milliards d’euros

En contact permanent avec les salariés, vous répondrez à leurs demandes et veillerez à leur bien-être au sein de l’entreprise. Vous assurerez au quotidien la gestion des services généraux, le suivi comptable associé et gérerez en direct les relations avec les différents partenaires externes. Dans le cadre de vos attributions vous serez responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau. Le pilotage et la supervision des travaux en autonomie feront partie de vos missions.

Vous serez directement rattaché(e) à la Direction Générale et pourrez être amené(e) à fonctionner en binôme avec l'Office Manager déjà présente au sein du pôle.

Vos missions principales seront les suivantes :

Office

• Gérer le bureau de Paris et être le point de contact principal des bureaux européens pour tous les sujets office
• Gérer les relations avec les différents prestataires liés à l’organisation et l’infrastructure du site
• Gérer et assurer le suivi des projets avec la Direction (optimisation des espaces, coordination des travaux de rénovation sur site, nouveaux locaux, extension…)
• Maintenir les installations et équipements de CAPZA à leur meilleur niveau (suivi des réparations avec les différents supports techniques internes et externes au site)
• Gérer et suivre l’archivage en lien avec les équipes et le prestataire en place
• Assurer la communication interne sur les sujets liés au fonctionnement du bureau

Services Généraux/Administration

• Gérer les relations commerciales (clients / fournisseurs)
• Gérer et suivre les contrats fournisseurs (négociation, mise en place, modifications et résiliation)
• Vous serez Responsable des achats (centralisation des besoins, commande et gestion des stocks petites fournitures et consommables) 
• Vous prendrez en charge le classement, la correspondance des factures sortantes, le suivi des coûts et l’élaboration des budgets

• Titulaire d’un BTS ou d’un diplôme universitaire.
• Avoir déjà exercé les fonctions d’Office Manager pendant un minimum de 3 années
• Une expérience dans la gestion des services généraux et gestion de projets est nécessaire pour ce poste et vous permet d'être force de proposition sur votre périmètre d'intervention
• Maîtrise du Pack Office Microsoft
• Maîtrise d'un anglais professionnel afin de répondre aux besoins des bureaux européens
• Capacité à agir au quotidien en business partner, compréhension des métiers et des besoins opérationnels, réactivité et agilité dans les réponses proposées
• Rigoureux(se) et organisé(e) pour piloter différents sujets en parallèle en gérant les priorités
• Excellentes facultés relationnelles et d'adaptation qui vous permettront d’interagir avec une multiplicité d’interlocuteurs (Direction, Assistantes, Collaborateurs, Managers, Prestataires) et de pleinement vous intégrer dans une société dynamique en forte croissance
• Capacité à faire preuve d'assertivité afin de vous affirmer tout en préservant la qualité de la relation avec vos interlocuteurs.
• Fort esprit d’équipe
• Intégrité et confidentialité