Office Manager (Stage)

QUI SOMMES-NOUS ?

At Home, c’est un écosystème d’entreprises innovantes, allant des start-up aux Grands Groupes, tout secteur confondu, où l’on se sent bien et dans lequel tout est plus simple.
Sur nos deux campus toulousains, nous créons les conditions nécessaires pour permettre le développement des entreprises durables et créatrices d’emploi.
Notre mission : fertiliser des communautés interconnectées, pour créer ensemble de la valeur et de l’impact.

C’est ainsi que plus de 90 entreprises résidentes et/ou partenaires sont installées chez nous, parmi lesquelles on retrouve des pépites reconnues dans l'écosystème local et national. C’est donc plus de 500 personnes qui se côtoient quotidiennement et partagent nos valeurs d’esprit entrepreneurial de communauté et d’impact positif.

Concrètement, notre offre s’organise autour de trois axes : espaces, communauté et connexions.

• Des espaces de travail tout inclus qui permettent à nos clients de travailler dans les meilleures conditions et de se concentrer uniquement sur leur business.

• L’intégration au sein d’une communauté d’entreprises qui s’entraident et partagent les compétences et connaissances pour évoluer ensemble.

• Une influence auprès de l’écosystème régional pour augmenter la visibilité de notre communauté, créer des synergies et multiplier les opportunités de développement.

En faisant de nos différents espaces des laboratoires où expérimenter l’avenir du travail, nous créons des environnements inclusifs, créateurs de lien et de valeur. En tant que société à mission, nous sommes soucieux de notre impact et nous avons la volonté de responsabiliser nos clients. C’est pourquoi nous guidons notre écosystème vers des pratiques et des usages plus durables.

Bref plus qu’un espace de travail, At home est un écosystème riche pour les entreprises et les professionnels innovants et c’est surtout une bonne raison d’aller travailler !

Nous recherchons aujourd’hui un.e Office Manager pour rejoindre At Home sur notre campus de Médéric. Au sein d’une équipe à taille humaine et directement rattaché(e) à notre Campus Manager, ton rôle sera central dans la vie du campus et dans l'expérience globale d’At Home ! 

Tu seras en charge de l’organisation générale des espaces de travail, et tu feras en sorte que personne ne manque de rien chez At Home :

• Gérer la logistique quotidienne des lieux et y amener des correctifs si nécessaire ;

  •  Mise en place du 7ème étage (cafétéria)  tous les jours

  • Tour dans les étages (mise en place et rangement des salles de réunion/salle de repos, vérification des  consommables, des sanitaires, et des douches…) 

• Commander le nécessaire chaque mois pour le bon fonctionnement du campus (thé/café/matériel de bureau…)

Coordonner la gestion de nos locaux avec les différents prestataires ;

• Suivi des contrats en cours

• Prendre contact avec les prestataires en cas de problèmes 

• Faire les remontées nécessaires régulièrement

Tu seras le/la référent(e) pour toutes les personnes ou entreprises qui sont membres de la communauté At Home :  

• Onboarding des entreprises et salariés (préparation des bureaux, accueil le jour J & installation, prise en main des outils & visite des locaux, organisation de rencontres avec toute l’équipe)

• Suivi des relations contractuelles; 

• Pré-Facturation

• Vie sur le campus, réponse aux besoins quotidiens des membres;

• Offboarding des entreprises et salariés 

• Gestion du courrier et des colis 

Participation à  la commercialisation du campus :

• Aide au traitement des demandes entrantes ;

• Organisation des visites ;

Tu auras un rôle de référent(e) de la culture At Home au sein des bureaux :

• Organiser avec les Campus Manager et participer aux événements et rencontres de la communauté ;

• Créer du lien entre les membres ;

• Diffuser une bonne énergie !

Cette liste n’est pas exhaustive, nous laissons une grande place à l’initiative et à la créativité ! 

Chez At Home tous les membres de l’équipe participent activement à l’amélioration de leur quotidien et à l’animation de la communauté. Tu auras donc comme tout le monde un rôle central pour recenser ou anticiper les besoins de chacun !

Et tout ça dans un seul but : rendre l’expérience incroyable pour l’ensemble de nos membres ! 

Pour ce poste nous cherchons quelqu’un qui : 

• n’a pas peur de mettre la main à la pâte ;

• est très organisé.e, rigoureux.se et à l’aise avec l’administratif ;

• fait preuve d’enthousiasme, de bienveillance au quotidien ;

• est ouvert.e, emphatique, aime aider les autres et sait travailler en équipe ;

• est évidemment force de proposition.

Informations additionnelles :

Bureau basé à Toulouse (Compans-Caffarelli)

Stage de 6 mois - Janvier 2023 à Juin 2023