Secrétaire accueil (H/F)

L’APSH34 est une association laïque loi 1901 d’intérêt général et d’utilité sociale. Créée en 1973, elle fonde son action sur des valeurs humanistes de solidarité, de tolérance, de primauté de la personne et de respect des différences. Elle entend promouvoir tant dans les établissements et services qu’elle gère que dans les actions qu’elle conduit, la citoyenneté des personnes en situation de handicap.

Afin de protéger les majeurs vulnérables du fait de l’altération de leurs potentialités corporelles, psychiques ou mentales, le Service à la Protection des Majeurs (SPM) a pour objectif d’organiser une mesure de protection sur décision d’un juge des tutelles dans une dynamique de protection juridique pour un public dit fragilisé.

Accomplir les tâches courantes d’accueil :
-         Assurer la tenue du standard du SPM
-         Transmettre les informations verbales et écrites aux personnes concernées
-         Accueillir les personnes
-         Effectuer la frappe de divers courriers et documents
-         Réceptionner les livraisons
-         Envoyer les relevés bancaires des majeurs protégés (pour les banques autres que le Crédit Coopératif)
-         Assurer la permanence téléphonique le mardi selon la fréquence prévue par l’organisation de service
-         Traiter les messages du répondeur et transmettre les informations aux personnes concernées
-         Gérer le planning voiture
-         Répertorier les visiteurs et les remises d’argent
-         Effectuer la prise de rendez-vous pour le compte des mandataires
-         Effectuer la mise sous pli du courrier sortant, l’affranchissement et l’enregistrement.
 
Assurer la Gestion électronique des données dans les délais impartis :
-         Réceptionner et contrôler le courrier entrant, l’enregistrer
-         Ouvrir le courrier et le répartir en fonction des thèmes, l’étiqueter, le scanner, contrôler l’affectation puis assurer la retransmission des originaux aux personnes concernées si besoin
-         Archiver les documents
-         Enregistrer les FAX sortant
-         Effectuer les liasses d’ouverture et les courriers relatifs à l’ouverture de nouvelles mesures, en lien avec le secrétariat
-         Enregistrer les mails entrants et sortants transmis par les mandataires
 
 Date de prise de poste : dès que possible.

Rémunération :
-En référence à la Convention Collective National du 15 mars 1966 :   Agent Administratif Principal – Coef 396 de base (soit 151,67 heures de 1678,75 € brut mensuel).
-Une reprise d’ancienneté sera opérée conformément aux dispositions de la CCN66.
 
Candidature à adresser à :
M. le Directeur du Service à la Protection des Majeurs
Parc Euromedecine II, 284, avenue du Professeur Jean-Louis Viala
34193 Montpellier Cedex 5.

• Condition d’accès à l’emploi :

-Accessible avec Niveau 3 ( anciennement V - BEP ).
-Expérience professionnelle souhaitée.

Savoirs :
-Connaître les techniques de secrétariat, les méthodes de classement et d'archivage
-Connaître les normes rédactionnelles des documents en lien avec les institutions 
-Connaître les modalités d'accueil

Savoir-faire :
-Savoir utiliser les outils informatiques,
-Savoir rédiger les courriers,
-Savoir traiter et mettre à profit les informations suivant la priorité de la situation
-Savoir organiser son temps de travail.

Savoir-être :
-Capacité à respecter la confidentialité,
-Capacité à travailler en équipe,
-Capacité à véhiculer une image positive de l'Association.