Secrétaire d'accueil - F/H

Forum réfugiés est une association sans but lucratif, qui
›      accueille, héberge et accompagne les demandeurs d’asile et les réfugiés de toutes origines afin d’accélérer leurs démarches administratives et leur intégration en France,
›      apporte un conseil juridique aux étrangers retenus en centres de rétention administrative,
›      défend et promeut les droits humains et la démocratie dans le monde, en lien avec les associations locales et les pouvoirs publics,
›      gère un centre de documentation et de formation à destination des professionnels des migrations et du grand public,
›      développe des actions de sensibilisation et de plaidoyer pour faire progresser le droit d’asile.

Forum réfugiés place au cœur de son fonctionnement les valeurs de diversité et d’inclusion. Ainsi, nos recrutements sont ouverts à tous, et chaque candidat bénéficie d’une égalité de traitement.

Au sein du Centre d'accueil des demandeurs d'asile Est Var et sous la direction de votre cheffe de service, votre mission principale sera d'assurer les tâches de secrétariat du service, de la gestion du standard, du traitement du courrier et du traitement des données statistiques.

Vous interviendrez en appui d’une équipe pluridisciplinaire de 10 personnes dans le cadre des missions suivantes :

• Gérer l’accueil téléphonique : réception/communication des messages

• Gérer l’accueil physique : orientation des personnes hébergées sur les salariés du service, gestion des permanences et distribution du courrier, traitement de certaines demandes administratives avec les bénéficiaires

• Achat des billets de train et réservation de nuitées d’hôtel

• Assurer la gestion du matériel : suivi et maintenance de l’équipement du service (copieur, procédure informatique, matériel bureautique …)

• Suivi quotidien des courriers, télécopies et courriels (arrivée et départ), affranchissement du courrier

• Rédaction des comptes rendus de réunions

• Préparation et archivage des dossiers

• Réalisation des saisies informatiques et mise à jour des tableaux statistiques

• Gestion des commandes, des factures

• Actualisation du fichier des contacts

Affectation : CADA Est - Var

Poste à pourvoir : CDD - 8 mois - à pourvoir mi-novembre 2023 et jusqu'au lundi 17 juin 2024

Rémunération et avantages : sur la base de la convention collective FEHAP51, statut non-cadre, salaire brut mensuel à partir de 1690 € (selon expérience sur poste similaire), auquel s'ajoute une prime fixe liée à l'indemnité issue de la conférence des métiers, dont le montant est déterminé par dispositions légales (A ce jour, elle s’élève à 238 euros bruts mensuels pour un temps complet) et une prime conventionnelle variable de 5% versée bi-annuellement, mutuelle, CSE (Tickets restaurants, offres culturelles, etc.) 

• Baccalauréat
• Très bon français écrit
• Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel en particulier)
• Esprit d’équipe, diplomate et bon relationnel
• Langues étrangères appréciées
• Permis de conduire (déplacements à prévoir)