Secrétaire d'accueil - F/H

Forum réfugiés est une association sans but lucratif, qui
›      accueille, héberge et accompagne les demandeurs d’asile et les réfugiés de toutes origines afin d’accélérer leurs démarches administratives et leur intégration en France,
›      apporte un conseil juridique aux étrangers retenus en centres de rétention administrative,
›      défend et promeut les droits humains et la démocratie dans le monde, en lien avec les associations locales et les pouvoirs publics,
›      gère un centre de documentation et de formation à destination des professionnels des migrations et du grand public,
›      développe des actions de sensibilisation et de plaidoyer pour faire progresser le droit d’asile.

Forum Réfugiés place au cœur de son fonctionnement les valeurs de diversité et d’inclusion. Ainsi, nos recrutements sont ouverts à tous, et chaque candidat bénéficie d’une égalité de traitement.

Au sein du centre de Transit de Villeurbanne dans le Rhône, dans une équipe pluridisciplinaire de 13 personnes et sous la responsabilité du chef de service, vous êtes en charge du secrétariat du service, de la gestion du standard, du traitement du courrier et du traitement des données statistiques.

Vous vous attachez également à faciliter le travail de tous par une gestion rigoureuse de toutes les informations écrites et orales.

Vos principales missions sont :

• Gérer l’accueil téléphonique : réception/communication des messages,
• Gérer l’accueil physique : orientation des personnes hébergées sur les salariés du service, gestion des permanences, traitement de certaines demandes administratives avec les bénéficiaires,
• Assurer la gestion du matériel : suivi et maintenance de l’équipement du service (copieur, procédure informatique, matériel bureautique …),
• Suivi quotidien des courriers, télécopies et courriels (arrivée et départ), affranchissement du courrier,
• Gestion du planning des rendez-vous,
• Rédaction des comptes rendus de réunions,
• Préparation et archivage des dossiers,
• Réalisation des saisies informatiques et mise à jour des tableaux statistiques,
• Gestion des commandes, des factures
• Achat des billets de train, gestion des cartes TCL
• Actualisation du fichier des contacts

Affectation : Centre de Transit, Villeurbanne

Poste à pourvoir : CDI à temps plein, à pourvoir dès que possible
                                             
Rémunération et avantages : Sur la base de la convention collective FEHAP51, statut non-cadre, salaire brut mensuel à partir de 1709 € (selon expérience sur poste similaire), auquel s'ajoute une prime fixe liée à l'indemnité issue de la conférence des métiers, dont le montant est déterminé par dispositions légales (A ce jour, elle s’élève à 238 euros bruts mensuels pour un temps complet) et une prime conventionnelle variable de 5% versée bi-annuellement, mutuelle, RTT, Tickets restaurants.

• Baccalauréat minimum exigé
• Intérêt pour le secteur social 
• Bon relationnel, diplomate et esprit d’équipe
• Maitrise des outils de bureautique notamment Word, Excel et d’un système de base de données
• Rigueur et sens de l’organisation, adaptation aux changements, réactivité
• Capacité à gérer le stress et un rythme soutenu 
• Permis de conduire ( déplacements à prévoir )