Secrétaire - F/H

Forum réfugiés est une association sans but lucratif, qui

›      accueille, héberge et accompagne les demandeurs d’asile et les réfugiés de toutes origines afin d’accélérer leurs démarches administratives et leur intégration en France,

›      apporte un conseil juridique aux étrangers retenus en centres de rétention administrative,

›      défend et promeut les droits humains et la démocratie dans le monde, en lien avec les associations locales et les pouvoirs publics,

›      gère un centre de documentation et de formation à destination des professionnels des migrations et du grand public,

›      développe des actions de sensibilisation et de plaidoyer pour faire progresser le droit d’asile.

Forum réfugiés place au cœur de son fonctionnement les valeurs de diversité et d’inclusion. Ainsi, nos recrutements sont ouverts à tous, et chaque candidat bénéficie d’une égalité de traitement.

Au sein de la structure de premier accueil des demandeurs d'asile de Lyon et sous la direction de votre chef de service, votre mission principale sera d'assurer la charge de l’ensemble des missions attribuées au secrétariat.    

Vous interviendrez en appui d’une équipe pluridisciplinaire de 20 personnes dans le cadre des missions suivantes :

A destination du public accueilli :

• De l’enregistrement de l’ensemble des courriers réceptionnés au sein du SPADA de Lyon. Cet enregistrement via le logiciel de base données actuellement utilisé devra permettre la distribution mais aussi le suivi de l’ensemble des correspondances reçues au sein et en dehors du SPADA de Lyon ;
• Interface entre le public accueilli et les organisations/institutions partenaires, vous apportez aux différents interlocuteurs des éléments de réponse concernant notre fonctionnement et/ou des situations particulières ;
• Vous accompagnez la personne nouvellement BPI dans le cadre des 1ères orientations à réaliser en vue de futures démarches d’insertion. Il s’agit d’un temps de travail pendant lequel vous serez en lien direct avec le public accueilli.

Dans le cadre de la tenue du secrétariat :

• Tenue et mise à jour du tableau de suivi du budget lié aux dépenses interprétariat et fournitures ;
• Par voie de conséquence, vous assurez la gestion des stocks (fournitures administratives, commande de petits matériels) en lien avec les différents fournisseurs et dans le respect de la procédure comptable en place ;
• Tenue du planning de RDV lié à l’utilisation de l’interprétariat ;
• Prise de notes rapides, frappe et diffusion des documents, PV des réunions,
• Gestion du standard téléphonique ainsi que de la boite mail générique ;
• Mise à jour des documents (notes de service, notes d’information, formulaires types, charte graphique…) ;
• Lien avec les partenaires concernant le fonctionnement de la structure (entreprise de nettoyage, machine à affranchir, copieurs …). 

Affectation : SPADA de Lyon

Poste à pourvoir : CDI à pourvoir dès que possible à raison de 17.5 heures/semaine

Rémunération et avantages : Sur la base de la convention collective FEHAP51, statut cadre, salaire brut mensuel à partir de 845 € (selon expérience sur poste similaire), auquel s'ajoute une prime fixe de 44 € pour gestion financière, une prime fixe liée à l'indemnité issue de la conférence des métiers, dont le montant est déterminé par dispositions légales (A ce jour, elle s’élève à 238 euros bruts mensuels pour un temps complet) et une prime conventionnelle variable de 5% versée bi-annuellement, mutuelle, RTT, Tickets restaurants.

• Baccalauréat minimum
• Intérêt pour le secteur social
• Bon relationnel, diplomate et esprit d’équipe
• Maitrise des outils de bureautique notamment Word, Excel et d’un système de base de données
• Très bonnes compétences rédactionnelles
• Rigueur et sens de l’organisation, adaptation aux changements, réactivité
• Maitrise de l’anglais