Secrétaire standardiste

Lyon CDI

À propos de DENTRESSANGLE

DENTRESSANGLE, holding d’investissement, investit depuis plus de 20 ans aux côtés des entrepreneurs et des dirigeants pour soutenir des projets de développement ambitieux qui bâtiront l’avenir et façonneront la Société de demain. Disposant de moyens humains et financiers importants avec 50 collaborateurs et 5,5 milliards d’euros d’actifs bruts gérés, la holding développe plusieurs activités, dans le capital-investissement (Small, Mid & Large Cap et Capital innovation) et dans l’immobilier tertiaire (plateformes logistiques, locaux d’activité et immeubles de bureaux).

Le poste

Il/elle aura pour principales missions (liste non exhaustive): 

- L'accueil téléphonique et physique des visiteurs,

- Gestion du courrier Arrivée / Départ, Préparation et Envoi de Recommandé, DHL, Colissimo et Chronopost

- Gestion des réservations des salles de réunions et la préparation de celles-ci,

- Les travaux de mise en page, de mise à jour et de suivi de bases de données,

- Contrôle de RIB (demande par téléphone ou mail et saisi du nouveau RIB dans tableau)

- Planification des RDV (gestion de l’agenda), réservation pour des déplacements déplacement (tzaxi, train, véhicule de location, …), hôtels de 2 collaborateurs

- Comité IT / suivi du fichier informatique (PC et copieurs) ; gestion des commandes ; gestion des entrées et départs de collaborateurs // Lien avec le service concerné

- Gestion des services généraux du site (commande de fournitures, boissons, autres, suivi des interventions par des prestataires externes)

Tâches occasionnelles :

-Aide à l’organisation d’évènements (réservations hôtels et TGV + Prestataires)- Gestion Flotte Mobile (ouverture / Fermeture de ligne)- Aide diverses pour une antenne basée à Luxembourg (commande de fournitures, mise en place de réunions) 

-Implication dans le suivi de recrutements de stagiaires

Profil recherché

Avec une formation minimum de niveau BAC + 2 en secrétariat ou équivalent, il/elle possède un anglais usuel/courant et une bonne maîtrise des outils informatiques qui lui permet sur ce plan de jouer un rôle support. 


Il/Elle possède un bon niveau de français, tant sur les plans rédactionnels qu'orthographique.


 Il/Elle peut par ailleurs se prévaloir d’un niveau culturel et d’une présentation adaptée au niveau du poste et à l’image de la structure. 


Il/Elle présente prioritairement les qualités suivantes : 


- Rapidité de compréhension et d’exécution, 


- Polyvalence et débrouillardise, esprit curieux, 


- Aisance dans les contacts, amabilité naturelle, discrétion, 


- Disponibilité, 


- Souplesse, 


- Sens de la confidentialité, Sens politique, diplomatie, 


- Rigueur et précision, 


- Esprit d'équipe et sens de l'entraide, 


- Sens du service. 


Parfaitement discret(e) en toutes circonstances, il/elle possède cependant autant le sens des contacts que celui de la confidentialité. Ses différentes tâches induisent la nécessité d'une extrême précision, de ponctualité et de respect des délais. 


Il/Elle montre une grande flexibilité sur le plan relationnel et sait moduler ses attitudes en fonction des interlocuteurs, sachant recevoir, faire passer les messages et rendre compte.


 Intelligent(e) et intuitif(ve), il/elle réagit à toutes situations de façon positive pour s’adapter en reconnaissant les urgences et en gérant les priorités. 


Lyon
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