ASSISTANT(E) DES ACTIVITES H/F

Clermont-Ferrand, France CDI

À propos de Ufcv

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

Le poste

Ce poste a pour objet d’assurer le suivi administratif nécessaire à l’activité Formation professionnelle en lien direct avec le responsable d’activité.

Il doit notamment permettre :

  • de fluidifier la réponse aux appels téléphoniques et demandes des usagers ;

  • de participer au traitement du suivi administratif des actions de formation professionnelle.

Missions en relation avec les usagers et partenaires :

  • Accueil physique et téléphonique

  • Traitement des boîtes mail dédiées

  • Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription.

  • Traiter les demandes de devis

  • Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

Administration des activités :

  • Saisie des catalogues de formation sur les logiciels internes et externes.

  • Traiter les demandes de devis, aide à la constitution des dossiers de demande de financement, assurer la liaison avec les financeurs

  • Traitement complet des inscriptions dans les logiciels (internes et/ou externes) ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; convocation ; préparation des documents, des départs,; confirmations clients ; relances clients, etc.) ; aide à la constitution, saisie des dossiers de rémunération des stagiaires

  • Traitement de l’assiduité des stagiaires sur les différents logiciels internes et externes.

  • Traitement de la facturation, relances clients, encaissement de la trésorerie associée selon les procédures établies

  • Suivi des réalisations des stagiaires

  • Participer à l’élaboration des bilans d’action

  • Assurer diverses tâches de secrétariat

Profil recherché

Ø  FORMATION : Bac à Bac +2 type gestion administrative

 

Ø  COMPETENCES :

Aisance dans le traitement des chiffres, bonne pratique d’Excel, aisance téléphonique, bonne organisation et rigueur.

Aisance relationnelle, autonomie et prise d'initiative seront appréciées

Travail en équipe et adaptabilité seront de mise

 

Ø  EXPERIENCE : au moins 1 an dans un poste de gestion administrative 

La connaissance du secteur associatif et du secteur socio-éducatif et du secteur de la formation professionnelle serait un plus

Date d'entrée souhaitée : Août 2024.

Détails sur le poste
Clermont-Ferrand, France
CDI
Administration
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