Responsable Patrimoine et Sécurité F/H

L'Ufcv est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

Contexte professionnel

L’Ufcv est présente dans toutes les régions françaises et compte un patrimoine immobilier de plus de 40.000 m² dispersé sur plus de 300 sites soit en propriété, en location ou en mise à disposition.

Les 12 délégations de l’Ufcv au-delà des questions immobilières ont aussi des besoins en moyens généraux pour leurs activités.

Suite à la démission de l'actuel responsable d'activité, le poste est à pourvoir

Finalité et Enjeux du Poste

• Assurer l'adaptation des locaux aux besoins des services et à leurs évolutions. Préserver la valeur économique et technique des bâtiments en propriété ;
• Etre garant de la sécurité des bâtiments et des salariés dans le respect des dispositions légales et règlementaires ;
• Assurer la gestion des assurances et achats de l’Ufcv.

Fonctions et responsabilités 

Après un audit préalable (documentaire, organisationnel, technique, juridique et financier) et la formulation de préconisations d'amélioration générales, vos principales missions seront :

• PATRIMOINE ET TRAVAUX :

-         Définir et appliquer la stratégie immobilière de l’Association en collaboration avec la Direction générale

-         Gérer les projets de construction, d’extension, de rénovation, de recherche de locaux, de déménagement et d’aménagement des locaux ;

-         Tenir un état permanent des locaux utilisés et gérer toute la documentation technique ;

-         Tenir l'échéancier des différentes obligations et s'assurer de la réalisation des actions requises et de la mise à jour des registres ;

-         Gérer les contrats de maintenance et d'entretien liés au patrimoine et à la sécurité en relation avec les référents en Région

-         Effectuer une veille règlementaire et technique sur les installations et les bâtiments ;

-         Etablir le Plan Pluriannuel de Travaux ;

-         Assurer le reporting et la présentation de votre activité à la Direction Générale

• QUALITE ET SECURITE :

-         Elaborer le schéma directeur prenant en compte les objectifs de la direction générale en matière de développement durable, les réglementations et les contraintes de l'Ufcv ;

-         Assurer une veille en matière de QSE ;

-         Mettre en œuvre cette politique QSE et l'animer avec les responsables concernés ;

-         Veiller à la sécurité de locaux accueillant des publics variés (ERP de 4e avec hébergement + 5ème catégorie sans hébergement + Droit du travail + Accessibilité + Restauration collective) ;

-         Appliquer et faire appliquer la réglementation liée à l’hygiène et la sécurité en collaboration avec la DRH ;

-         Former si besoin les cadres, techniciens, les responsables d'équipes, participer à la sensibilisation du personnel ;

-         Analyser les risques et les opportunités ;

-         Planifier les actions d'amélioration ;

-         Vérifier les résultats des actions d'amélioration ;

-         Participer au CHSCT.

• GESTION DES ASSURANCES ET ACHATS :

Gestion des assurances :

-         Gérer les contrats d’assurance ;

-         Elaborer et mettre en place les procédures ;

-         Rédige les différents courriers aux assureurs et sinistrés ;

-         Déclarer et suivre les sinistres auprès des assureurs et avec les services concernés ;

-         Rédiger les mémoires transmis aux avocats en cas de contentieux ;

-         Etre l’interlocuteur des clients internes, et le point de contact des assureurs.

Gestion des achats :

-         Harmoniser et optimiser les sources d'achats ;

-         Etablir les dossiers de consultation des entreprises, étudier les offres avec les services concernés, aider à la sélection selon les critères définis, assurer la négociation avec les candidats, rédiger les rapports d’analyse des offres ou en assurer le contrôle ;

-         Gérer en direct les contrats nationaux (véhicules Locations Longue Durée, photocopieurs, machines à affranchir, …) ;

-         Gérer la prestation services généraux des services centraux (siège) (fournitures, nettoyage, entretien, travaux, etc.).

• GESTION FINANCIERE :

-         Elaboration et suivi du budget du service et des projets.

-         Engagement des dépenses dans la limite de la délégation ;

-         Participation aux opérations de clôtures comptables périodiques et annuelles.

Salaire brut : 40-45 K€. Télétravail 2 jours semaine possible. Tickets restaurant.

• FORMATION :

·  Diplôme d’ingénieur ou équivalent, ou master en génie civil ou management de l’immobilier.

. Connaissance en droit immobilier, notamment sur les baux commerciaux

• COMPETENCES REQUISES :

·      Techniques ;

·      Recherche et gestion documentaire ;

·      Elaboration d'un cahier des charges ;

·      Gestion de projet ;

·      Négociation (commerciale, bailleurs, etc.) ;

·      Assurance ;

·      Autonomie avec les outils informatiques.

•  EXPERIENCE :

5 ans d’activité minimum sur un poste de gestion des services généraux en toute autonomie, avec une expérience démontrée pour la gestion immobilière multi-sites et plus particulièrement en ERP de 4ème et 5ème catégorie avec hébergement.

A noter que des déplacements professionnels fréquents, majoritairement sur la journée, sont à prévoir.