Assistant administratif (H/F)

Et si c’était vous, notre talent de demain ?

REJOIGNEZ L’ADEF, ACTEUR ASSOCIATIF DU LOGEMENT ACCOMPAGNE,

Opérateur global du logement accompagné, l’ADEF gère 47 établissements et loge 9 000 personnes en Ile-de-France. L’ADEF accueille un public diversifié en besoin de logement temporaire, accompagne les personnes logées dans leurs parcours résidentiel, offre une qualité de vie optimale dans ses résidences et contribue au développement des territoires en coopérant activement avec les institutions publiques et les acteurs locaux.

La direction des services et moyens généraux est responsable du nettoyage, de l’entretien courant et de la gestion de l’équipement mobilier des établissements. Elle est également responsable des services généraux de l’association.

Au sein de la direction des services et moyens généraux, vous êtes chargé :

• de la gestion administrative du personnel de la direction,
• du suivi des plannings d’intervention,
• de la gestion du parc de véhicules,
• de la gestion des relations avec les prestataires externes et les fournisseurs,
• du secrétariat courant de la direction

Gestion administrative du personnel:

Le nettoyage et l’entretien courant des établissements est principalement assuré par des équipes internes comprenant une centaine de personnes en CDI, avec un recours aux CDD et à l’intérim pour assurer une continuité de service et faire face aux surcroits temporaires d’activité.
Vos missions sont plus spécifiquement les suivantes :

• gestion et suivi des outils de relevé du temps de travail,
• contrôle de l’application des règles pour le personnel temporaire en lien avec la direction des ressources humaines,
• contrôle de la facturation pour les mises à disposition de personnel en lien avec les chefs d’équipe de secteur et les responsables d’exploitation.

Suivi des plannings d’intervention:

Pour certaines opérations spécifiques (désinsectisation, désinfection, sortie de conteneurs, entretien des espaces verts …) des équipes internes intervenant dans l’ensemble des établissements ou des prestataires externes peuvent être mobilisés. Vos missions, en appui des responsables d’exploitation, sont plus spécifiquement les suivantes :

• enregistrement des demandes d’intervention émanant des responsables de résidence ou des chefs d’équipe de secteur,
• planification des interventions,
• information des responsables de résidence sur la programmation des interventions.

Gestion du parc de véhicules:

L’association dispose en propriété ou dans le cadre de location longue durée d’un parc de véhicules comprenant des véhicules utilitaires, des véhicules de service affectés ou non affectés et des véhicules de fonction. Vos missions sont plus spécifiquement les suivantes :

• suivi des contrats de location longue durée,
• suivi de l’entretien des véhicules,
• contrôle régulier de l’état des véhicules de service non affectés,
• gestion de l’entretien périodique, des dépannages et des réparations.

Gestion des relations avec les prestataires externes et les fournisseurs:

La direction des services et des moyens généraux s’appuie sur des prestataires externes pour certaines de ses missions et pour la mise à disposition des autres directions des équipements et des services nécessaires à leur bon fonctionnement. Vos missions, dans ce domaine, sont plus spécifiquement les suivantes :

• suivi des contrats pour les prestataires auxquels recoure la direction pour l’exécution de ses missions,
• suivi des contrats d’assurance (immobilier, véhicules, …),
• déclarations et suivi des sinistres.

Diplômé Bac +2 (administratif, gestion), vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 5 ans à un poste similaire. Vous êtes fiable, méthodique, rigoureux et parfaitement organisé. Autonome et proactif, vous aimez travailler en équipe. Vous maîtrisez le Pack office.
Comme tous nos postes, cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap.

Conditions et avantages: CDI – statut employé - rémunération selon profil + prime d'intéressement + tickets restaurant + mutuelle