Adjoint à la direction du pôle apprentissage H/F

Présidé par la rectrice de l’académie de Normandie et dirigé par le délégué de région académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC) de Normandie, l’IFPRA a été créé le 1er janvier 2021 pour remplir 3 missions essentielles au service de la politique académique de la formation professionnelle :

• Animer et porter la politique académique en matière de formation professionnelle

• Accompagner les GRETA et l’ensemble des acteurs de la formation professionnelle (lycées, CMQ)

• Porter des projets académiques

L’IFPRA porte ainsi à l’échelle de la Normandie les valeurs et la qualité de service de la formation professionnelle de l’Éducation nationale, avec un pilotage académique fort ainsi qu’un ancrage territorial indispensable en termes de proximité avec les besoins et les acteurs de terrain, via ses unités de formation par apprentissage (UFA) et établissements scolaires accueillant des apprentis en intégration, répartis sur l’ensemble de la Normandie.

Finalité : Le ou l’adjointe a pour mission de contribuer à l’organisation et la mise en œuvre de l’apprentissage dans les Etablissements publics et les GRETA de Normandie conformément à la politique académique

Catégorie / Statut : Contractuel ou titulaire de catégorie A

Résidence administrative : Mont-Saint-Aignan

Missions principales :

Pilotage administratif et financier du Pôle Apprentissage :

• Manager les deux responsables des services recettes et dépenses du Pôle Apprentissage

• Coordonner et superviser, pour le pôle apprentissage, les réponses aux enquêtes de France compétences, des financeurs, des branches, du ministère de l’Education Nationale…

• Piloter l’organisation des circuits administratifs

• Optimiser l’outil de gestion YPAREO en l’adaptant à l’activité du pôle apprentissage

• Piloter les outils de suivi d’activité sur l’administratif et financier afin d’être en mesure de rendre compte de l’activité du Pôle apprentissage :

•  Maîtriser les exports de données à partir d'YPAREO et être en mesure de les analyser

•  S’assurer que les outils de pilotage permettent de       travailler en transversalité avec la DAF et la Direction de l’IFPRA, et les ajuster si besoin en concertation avec les responsables des services Recettes et Dépenses

• Accompagner les équipes des services Recettes et Dépenses dans une dynamique d'amélioration continue et de rigueur dans le suivi des dossiers

• Participer et aider à l’organisation des instances et réunions : Bureaux de l’IFPRA, comités de liaison, conseil de perfectionnement…

• S’assurer du respect de la réglementation

• Travailler en lien étroit avec les établissements afin d'assurer une continuité de la Direction du Pôle apprentissage

• Être l’interlocuteur privilégié du pôle avec le pôle DAF et l’Agence comptable de l’IFPRA

Gestion administrative :

• Piloter et suivre le bon fonctionnement du circuit du conventionnement en lien avec les opérateurs de compétences

• Veiller au respect des délais de facturation et au suivi du recouvrement

Gestion financière :

Investissements :

• Superviser et organiser la gestion des investissements avec le chargé d’appui technique et les collaborateurs qui assurent la gestion des investissements

• Répondre aux appels à projet des OPCO (subventions sur les investissements) en lien avec la responsable du service Dépenses

• Superviser l’attribution et la ventilation des moyens financiers aux établissements

Ressources humaines :

• Participer aux recrutements des nouveaux personnels administratifs, au siège comme en établissement

Amélioration Continue :

• Veiller à la mise en œuvre et au respect du label Eduform (Qualiopi)

• Exploiter les enquêtes de satisfaction

• Proposer des axes d’amélioration

Relations hiérarchiques : Travaille sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable du Pôle Apprentissage de l’IFPRA

Particularités fonctionnelles :

• Travail en équipe

• Déplacements nombreux sur la Normandie

• Permis B et véhicule personnel exigés

• Contrat 1607 heures annuelles

Connaissances :

• Maîtriser le mode de fonctionnement de la formation professionnelle dans l’Éducation Nationale et en particulier l’apprentissage

• Maîtriser les grandes règles juridiques, administratives et financières, organisant le fonctionnement des services publics de l’Etat

• Connaître la comptabilité publique

Profil professionnel :

• Disposer de qualités relationnelles importantes

• Disposer d’une forte capacité d’adaptation

• Savoir appliquer les règles de confidentialité et de secret professionnel

• Savoir prendre des initiatives et être force de proposition

• Savoir fédérer et travailler en équipe

• Faire preuve de diplomatie, de prise de recul et de discernement

Compétences opérationnelles :

• Disposer d’une expérience confirmée en gestion administrative, financière et en management

• Maîtriser les outils bureautiques

• Maitriser les Techniques rédactionnelles et de synthèse

• Maitriser les Techniques de conduite de projets

• Pilotage budgétaire

• Pilotage d’activité

• Rendre compte sur l’activité, ajuster les objectifs et les pratiques pour en tenir compte