Admin & Office Apprentice

Who we are 🚀
Pictarine, c’est l’ambition de créer une expérience d’impression photo instantanée.

Depuis 2010, notre scale-up 100% toulousaine bouscule les codes de l’édition et de l’impression photo aux États-Unis. 

Grâce à nos applications mobiles et web réalisées avec les dernières tendances technologiques, nous permettons à nos clients de commander leurs plus beaux souvenirs en quelques clics.
Notre objectif : permettre de récupérer ses photos en moins d’une heure chez nos partenaires Walgreens et CVS. Et nous ne comptons pas nous limiter aux US !

En tant que Product Company, nous créons des produits toujours plus innovants. 

Nos équipes, passionnées et déterminées, relèvent chaque défi technique, explorent de nouveaux horizons et travaillent ensemble pour rendre l’impossible possible.

Alors, prêt à rejoindre l’aventure de création de souvenirs mémorables avec Pictarine ?

Mission and challenges 🎯

En tant qu’alternant(e) Admin & Office, tu seras un véritable pilier du quotidien People : Au côté de Rachel, People Admin Manager et Sylvie, Workplace Specialist, tu joueras un rôle clé dans la fluidité des process internes, l’accueil des nouveaux talents et l’animation de la vie au bureau. Intégré(e) à l’équipe People, tu participeras activement à faire de l’environnement de travail un lieu aussi efficace que chaleureux !

Concrètement, au quotidien, tu contribues à :

OFFICE

• Participer à l’accueil de tous ceux qui franchissent les portes des locaux : collaborateurs, partenaires, prestataires, candidats de façon chaleureuse et professionnelle ; les aider, les orienter, les accompagner si besoin

• S’assurer que l’environnement de travail (amphithéâtre, espace détente, salles de réunion, cuisine, terrasse, etc.) reste fonctionnel, ordonné, équipé et agréable à vivre

• Contribuer à la gestion des consommables de l’office (food, drinks, snacks, café, fournitures)

• Être garant.e du bon fonctionnement de l’amphithéâtre (partie technique avec notre IT Specialist, et partie logistique sur le set-up des All-hands, masterclass, formations)

• Relancer le SAV lorsqu’il y a des dysfonctionnements de machine ou des prestations en cours

• Gérer et dispatcher le courrier, les colis et les diverses commandes

ÉVÉNEMENTS

• Gérer les réservations pour la venue des candidats, les déplacements, les offsites

• Participer à la logistique des événements

• Participer à la création du calendrier des événements mensuels

• Participer à la communication et aux relances sur les événements

• Coordonner l’intervention des prestataires de conciergerie, et de bien-être

• Contribuer à la recherche de nouveaux prestataires, de lieux pour des événements

• Gérer l’agenda du compte Pictarine notamment pour envoyer les invitations à tout type d’événements que l’entreprise organise

ADMIN

• Participer à la gestion des tâches administratives du quotidien (contrats de travail, avenants, arrêts maladies, mutuelle, visites médicales, attestations courantes, assurances locaux et véhicules, besoins spécifiques salariés étrangers, etc.)

• Participer à la mise à jour des outils RH (Lucca)

• Participer aux tâches de l’onboarding administratif des nouveaux salariés (planning d’accueil, bureau, matériel, welcome pack)

• Participer à la veille juridique et admin du pôle People Admin, faire des recherches, synthèses d’info

• Mettre à jour annuellement le DUERP

• Participer à la gestion administrative des formations

ORGANISATION DE L’ÉQUIPE

• Centraliser les factures pour envoyer à la finance avant la fin de chaque mois

• Participer à la mise à jour de notre documentation et bases de données sur Notion

About you 💎

• Tu prépares un Bac+2 à Bac+5 en Ressources Humaines, Administration, Gestion du personnel, Communication ou Administration des Entreprises

• Tu es à l’aise avec les outils bureautiques, tu t’adaptes rapidement et tu maîtrises déjà (ou tu n’as pas peur d’explorer) des plateformes comme la suite Office, Google Workspace, Slack ou Notion

• Tu as envie de découvrir le fonctionnement d’un SIRH et de monter en compétences sur ce type d’outils

• Tu as le sens du service et du relationnel : tu communiques avec aisance, tu t’adaptes à chacun avec tact et prends plaisir à faire rayonner les collaborateurs

• Tu es curieux.se, rigoureux.se, débrouillard.e, proactif.ve et orienté.e solution

• Tu es organisé·e, avec un vrai sens pratique et l’œil pour les détails. Tu adores jongler entre plusieurs tâches, tu sais où mettre ton énergie au bon moment, et gérer les imprévus de dernière minute

• Tu sais faire preuve de discrétion et de confidentialité

• Et si en plus, tu es à l’aise en anglais, c’est clairement un petit plus qui peut faire la différence
  
  
  Work @ Pictarine✨

• Un environnement de travail agile, collaboratif, international et multiculturel

• Des locaux tout beaux à Labège avec du matériel dernier cri (mais aussi des snacks à profusion et un frigo à boissons toujours bien rempli) 

• Un apprentissage permanent : conférence, meet-up, Pictarine Academy, cours d’anglais.

• Des events tous les mois : massage, pilates, TGIF, team building. 

• Un environnement de travail avec des horaires flexibles.

• Un package attractif : mutuelle & prévoyance 100% prise en charge, intéressement. 

• Abonnement au transport en commun remboursé à 75% et avantage à la mobilité douce (covoiturage, venue à vélo,..)

• Prime de cooptation : à chaque fois que tu nous aides à recruter de nouveaux talents grâce à tes recommandations, tu es récompensé.e de 1500 euros.

• Des petits + : Développement de photos gratuit, subvention sport, 3 jours Flexi'Days, journée de solidarité offerte... on ne te dévoile pas tout ! 🤫

• Package de relocalisation : inclut une prime d'installation et une assistance à l'installation à Toulouse.

Recruitment process ⚙️
Tu souhaites nous rejoindre ? Viens rencontrer les gens avec qui tu vas travailler : 

• 1er échange pour apprendre à se connaître avec Rachel (30’) 

• Test pratique afin de nous montrer tes talents 🙂 (1h30)

• Entretien d’équipe RH/Manager avec Rachel et Élodie (1h30)

• Welcome aboard ! 

Pictarine s'engage pour la diversité et l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts à tous, indépendamment du genre, de l'expérience ou du handicap.