ADMINISTRATION DES VENTES H/F

MYLOK est le premier loueur régional de matériels BTP et d'entretien d'espaces extérieurs et est présent sur l'arc méditerranée à travers 21 agences.

Spécialiste de la location de petits et gros matériels, MYLOK voit ses agences se développer et en particulier dans le sud de la France. Vous trouverez toute la location d'engins ou matériels pour le TP, BTP et Agricole.

Une large gamme de matériels, engins et véhicules à vous proposer.

Nous recherchons notre Assistant(e) Administration des Ventes — un poste clé au cœur de la gestion administrative et de la relation client.

Rattaché(e) à votre responsable, vous serez chargé(e) de :

• Assurer la gestion des entrées de parc : déclarations d’identification, commandes fournisseurs, création des matériels et accessoires, attribution des numéros de parc et gestion des plaques d’identification.

• Réceptionner les bons de livraison, enregistrer les entrées de matériels et mettre à jour les numéros de série, les affectations, les dates d’entrée et les caractéristiques techniques.

• Assurer le suivi des accessoires, des supports publicitaires et des documents techniques associés aux matériels.

• Organiser les mises en service et assurer le suivi des vérifications générales périodiques (VGP), des contrôles techniques et des plans d’entretien.

• Gérer les dossiers administratifs des véhicules : cartes grises, rachats en fin de contrat, vignettes Crit’Air et déclarations d’entrée auprès du service assurances.

• Assurer le traitement des factures fournisseurs non validées, ainsi que le suivi des dossiers financiers et des règlements fournisseurs.

• Organiser la réception et la distribution des dispositifs de géolocalisation Trackunit, superviser leur mise en service et assurer leur enregistrement dans les outils informatiques.

• Assurer le suivi des mouvements de parc, des transferts de matériels vers le parc « 11 », des inventaires et des situations particulières (matériels non plaqués, perdus ou clés égarées).

• Veiller à la fiabilité des données du parc, au respect du plan statistique lors de la création des matériels et au suivi des renouvellements théoriques en lien avec les directions concernées.

• Assurer la gestion administrative du parc « 11 » et le suivi des opérations de location-vente.

• Gérer les sorties de parc et les cessions de matériels : établissement des proformas, facturation, transmission des documents originaux, archivage des dossiers et suivi des encaissements.

• Organiser les enlèvements des matériels par les clients et assurer le suivi administratif des restitutions, notamment la clôture des ordres de réparation, les rendez-vous et l’archivage.

• Assurer le suivi administratif des sinistres et des vols concernant les sorties de parc, établir les proformas destinées aux clients, relancer les agences et commander les accessoires de remplacement nécessaires.

• Organiser la mise au rebut des matériels hors service, tenir les registres correspondants et effectuer les démarches administratives liées aux transferts de cartes grises et aux dossiers financiers associés.

• Constituer et suivre les dossiers de garantie constructeur en lien avec la direction technique, et recenser les coûts de garanties non remboursées pour contribuer aux négociations d’achat.

• Créer et administrer la base de données des pièces techniques, assurer le suivi de leur référencement et mettre à jour les inventaires.

• Contrôler et suivre les ordres de réparation des ateliers, effectuer les relances nécessaires et assurer le suivi des commandes de pièces de carrosserie.

• Assurer l’archivage des documents du parc matériel et résoudre les difficultés liées à l’utilisation de Zeendoc

• Autonomie, dynamisme et sens de l’organisation.

• Expérience confirmée sur un poste ADV ou équivalent.

• Aisance avec les systèmes d’information (ERP, Excel, etc.) et parfaite maîtrise de la suite Office.

• Bonne compréhension et utilisation des outils liés à l’intelligence artificielle.

• Capacité à adopter une posture pédagogique afin d’accompagner les agences dans l’application et l’optimisation de certains process.

• Esprit d’équipe développé et goût prononcé pour le travail collaboratif.

Pourquoi nous rejoindre ?

Parce que vous aurez l’opportunité de jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’administration des ventes, tout en valorisant vos compétences dans un environnement dynamique, structuré et en constante évolution.