Agent administratif F/H

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Le service médical de l’École polytechnique est en charge de toutes les activités d’expertise et soutiens d’activités à risque (visites médicale périodiques, visites d’aptitude médicale initiale et d’incorporations des élèves polytechniciens) ; des activités de consultation (personnel militaire et du personnel civil de la Défense ; des élèves du cycle polytechnicien et de la coordination du suivi médical en liaison avec le service psychologie et l’encadrement des élèves ; consultation des familles des cadres militaires et des élèves) et des soutiens d’activités particulières ou à risques (stage de formation militaire initiale FMI, activités sportives programmées (cross de l’école, TSGED…) , cérémonies militaires).

Au sein du Service Médical de l’Ecole Polytechnique, nous recherchons un/une Agent administratif (F/H) – CDD 12 MOIS.  

Votre rôle consistera à gérer les tâches administratives du service médical en renfort du service médical.

Vos missions :

Accueil et gestion des visiteurs, des patients

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, patients avec amabilité (élèves officiers, personnel militaire et intervenants extérieurs.)

• Fournir des informations générales et orienter les visiteurs, patients vers les services et personnes appropriés.

• Gérer la réception, le filtrage et la transmission des appels téléphoniques.

Gestion des dossiers médicaux et du secrétariat courant

• Assurer la réception, le tri, l’enregistrement, la diffusion et l’expédition du courrier.

• Rédiger des courriers, comptes-rendus, notes simples selon consignes.

• Organiser, classer, archiver les dossiers physiques et numériques.

• Mettre à jour et contrôler des fichiers et bases de données administratives.

• Gérer le secrétariat classique lié au fonctionnement administratif du service.

Appui administratif au fonctionnement global du service

• Participer à la gestion des commandes, des fournitures de bureau et du matériel.

• Participer au suivi administratif (factures, commandes, documents comptables simples).

• Assister les équipes dans leurs besoins administratifs ponctuels.

Collaboration fonctionnelle avec la secrétaire médicale

• Transmettre et recevoir les informations nécessaires au bon déroulement des activités médicales.

• Coordonner les accueils et les rendez-vous pour assurer une bonne prise en charge des patients.

• Contribuer à la fluidité de la circulation documentaire entre le service administratif et le secrétariat médical.

• Respecter la confidentialité des informations en lien avec les dossiers médicaux et administratifs

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive, ni contractuelle

A noter, contraintes particulières :

Astreintes avec des modifications sur horaire de travail (matin 8h00 et soir 17h30 et samedis)

Accroissement de l’activité du service dans le cadre des visites médicales pour les candidats au concours (mi -mai au 15 juillet)

Accroissement de l’activité du service dans le cadre des visites médicales d’incorporation (mi-aout à fin septembre)

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...

• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)

• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous justifiez d’une expérience réussie dans l’accueil et l’orientation de public, idéalement en environnement médico-social ou administratif.

Vous savez utiliser Word et Excel, indispensables dans votre quotidien.

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous faites preuve de discrétion et vous appréciez le travail en équipe.