Coopemploi, c'est un peu comme une équipe de super-héros du travail temporaire spécialisée dans le secteur médico-social. 🦸♂️🦸♀️ Chez nous, on mise tout sur la solidarité, le respect des engagements, la tolérance et la bienveillance. C'est un peu notre recette magique pour des missions réussies ! ✨
Alors, prêt à découvrir la Team Coopemploi ? Cliquez sur le lien ci-dessous pour en savoir plus :
Nous recherchons pour l'un de nos coopérateurs un.e Agent Administratif afin d’intervenir au sein de l'un de nos établissements du médico social, situé à Vernet-les-bains (66820).
Modalités :
Travail du lundi au vendredi sur les horaires 09h00-12h30 et 13h30-17h00.
Prise de poste début septembre 2026 (entretiens à prévoir mi-aout)
Prolongation possible.
Vos missions :
Assurer le standard téléphonique, l’accueil et le secrétariat :
Réponse et gestion pendant les heures de présence au téléphone
Traitement des emails de la messagerie
Renseigner les visiteurs, les familles et les résidents
Réalise des tâches administratives et travaux bureautiques diverses : rédaction de courriers et documents divers, classement, archive, enregistrement du courrier, autres…
Rédaction de notes d’information, de service, de convocation et divers comptes rendus de réunion
Assurer la circulation de l’information : affichage pour le personnel, pour les résidents et leurs familles, les intervenants extérieurs, et divers documents liés à la restauration et à l’animation Mise à jour des divers listings (résidents, contact, salariés CDI/Intérims, …)
Gestion de la prise en charge des résidents et gestion administrative :
Réception des dossiers de demande d’admission et transmission au médecin coordonnateur et à la Direction. Tenue du tableau de suivi.
Après validation de la direction, participe à la préadmission et l’admission des nouveaux résidents.
Réalise « l’aide administrative » si nécessaire et dans le cadre de ses fonctions, pour l’ensemble des résidents
En collaboration avec le technicien administratif, répond aux demandes des résidents donnant accès au coffre de l’établissement (chéquier du résident, argent de poche)
Coordonne et communique les prestations des intervenants extérieurs : pédicure, coiffure, messe…
Assure la tenue des dossiers administratifs et des dossiers infirmiers, en lien avec le service médical
Assure la gestion des clés pour les résidents
En collaboration avec le technicien administratif :
Réalise les différentes demandes d’aides dont peuvent bénéficier les résidents
S’assure de la mise à jour de la plateforme à l’aide sociale du CD66
Réalise et tient à jour les diverses listes CD66 et autre
Gérer la vêture
Communiquer en lien avec l’exposition de vêtements pour les résidents
Courriers aux familles et aux tuteurs pour les demandes de budget
Réception et vérification de la commande fournisseurs puis apporter au service lingerie pour nettoyage et distribution aux résidents (mise à jour inventaire résidents)
Restauration
Réalise les effectifs des résidents pour la restauration (tous les lundis) puis envoi chaque mois au prestataire de restauration
Mise en forme du plan de table quand modifications, mise à jour des fiches en T et chevalets sur tables ; liste PDJ ; liste chariot Burlodge
Gestion des repas salariés
Affichage des menus
Relation – communication :
Contribue à la qualité du lien avec les familles, les tutelles et les organismes de protection juridique
Lien de confiance, de part un rôle d’écoute et de conseil envers les résidents et leurs familles
Participe tous les jours aux transmissions du matin, prise de note et rédaction des transmissions générales autre que soins
Transmet à la Direction toutes les informations concernant la gestion de l’établissement.
Gestion financière :
En collaboration avec le technicien administratif :
Scanne et stocke les différents éléments de facturation des fournisseurs en GED
Vérifie et stocke en GED la facturation des intervenants extérieurs (kiné, pédicure, psychologue...)
Enregistrement et transmission aux familles des factures des dépenses résidents, après vérification et saisie sur Titan par le Technicien administratif
Transmission des documents aux agences d’intérims
Vérification des factures intérimaires à l’aide des plannings avant enregistrement en GED
Préparation des remises de chèque et envoi au service comptable des justificatifs et autres documents comptables
Gestion Matériel :
En collaboration avec le technicien administratif et le cadre administratif :
Assure le suivi et les commandes des stocks de l’établissement
Assure le suivi en lien avec l’équipe médicale des fauteuils roulants, déambulateurs et coordonne leur nettoyage hebdomadaire en lien avec le service technique (tableau de suivi)
Ressources humaines :
En cas de besoin peut réaliser de la saisie RH (Octime et agence d’intérim)
Assure le suivi du registre du personnel en collaboration avec le technicien administratif
En cas de besoin aide à la tenue des dossiers du personnel, hors équipe d’encadrement (technicien administratif, cadre administratif, médecin, et directeur)
Rassemble les divers documents liés à la saisie des formations sur l’OPCO et SYLAE
Edition des plannings mis à jour pour astreinte et affichage en salle du personnel (le vendredi et le lundi)
Démarche qualité :
Participe à l’application et au respect du projet de service et du projet d’établissement.
Participe à l’application et au respect du Plan d’Action Qualité.
Diplôme :
BAC
Une expérience significative dans le domaine administratif est obligatoire.
Expérience fortement souhaitée dans des établissements du médico-social.
Compétences techniques :
Maîtrise de l’outil informatique
Capacités organisationnelles
Savoir gérer l’information reçue et l’information à transmettre.
Savoir-faire :
Sens de l’organisation, rigueur, capacité d’initiative, capacité d’adaptation.
Savoir-être professionnel :
Motivation pour le secteur gériatrique
Sens du travail d’équipe
Respect du secret professionnel
Avoir l’esprit du contact relationnel
Amabilité, politesse, discrétion
Patience et Maîtrise de soi
En rejoignant notre équipe, vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement bienveillant et solidaire, tout en contribuant au bien-être des résidents et à la qualité des services offerts. ☀
Vous vous reconnaissez dans notre état d’esprit tourné vers l’humain et souhaitez-vous investir à nos côtés ?
N’hésitez plus, contactez-nous !