Agent d’accueil et secrétariat (H/F)

Notre Association, l’Apei de la Boucle de la Seine basée dans le 92 Nord, agit pour et avec les personnes en situation de handicap et leurs familles. Animés par les mêmes valeurs d’éthique et d’engagement, bénévoles et salariés accompagnent 800 enfants et adultes en situation de handicap dans les domaines de l’éducation, du travail, de l’hébergement, des loisirs et de la santé. Ensemble, nous contribuons à construire une société plus inclusive.

Accueil du Siège (présentiel) :

• Accueil du public : renseigner, orienter et être garant de l’accès et la circulation des visiteurs (collègues, prestataires…)

• Tenue du standard téléphonique : renseigner, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages aux collaborateurs

• Veiller à toujours laisser à disposition du public les documents d’information (flyers, affiches…)

• Gestion du courrier entrant (tri et circuit de diffusion à respecter)

• Suivi des recommandés (fichier…)

• Suivi des contraventions (envoi aux collaborateurs, fichier…)

• Gestion du courrier sortant

• Affranchissement, dépôt au local courrier

• Gestion des salles de réunions (consultation du planning des salles, mise en place pour les réunions…)

Secrétariat en soutien à l’Assistante de Direction Générale (liste non exhaustive) :

• Aide à la gestion des services généraux du siège

• Participer à la gestion des stocks de fournitures et de consommables

• Relation avec certains prestataires

• Relation avec l’équipe d’entretien des locaux

•  Aide à la gestion de la BDD des adhérents et quelques tâches ponctuelles s’y rapportant

• Commande/renouvellement et suivi des cartes CMI

•  Aide sur tâches ponctuelles selon agenda des évènements (CA ; AG ; séminaires…)

Assurer certaines tâches ponctuelles missionnées par les services du Siège, en accord avec l’Assistante de Direction (liste non exhaustive) :

• Mailings

• Archivage

• Classement

• Mise à jour de fichiers

Niveau Bac Pro métiers de l’accueil (ou équivalent).

Compétences :

• Confidentialité (accès à des informations sensibles et/ou confidentielles)

• Bonne présentation, diplomatie, sens du service

• Ponctualité

• Maitrise du pack office

Horaires :

• Contrat de 35h par semaine

• Lundi au vendredi : 8h50-16h50

Avantages :

• Carte déjeuner 8,5€/jour

• Transports (65%) et prime mobilité durable

• Chèques vacances et chèques cadeaux

• Réductions tarifaires CSE : billetterie

• Mutuelle et Prévoyance

• Compte épargne temps

• Politique de formation professionnelle