Agent d'accueil F/H

Acteur de l’Economie sociale et solidaire, SOLIHA, Solidaires pour l'Habitat, œuvre depuis plus de 80 ans pour que chacun puisse accéder ou se maintenir dans un logement abordable, économe en énergie et adapté.

Aujourd’hui, le Mouvement SOLIHA est présent partout en France hexagonale et Outre-mer. Il regroupe 123 associations, neutres et indépendantes agréées Service social d’intérêt générale par l’Etat.

a.     Positionnement du poste et contexte 
La zone d'accueil et le standard téléphonique sont les premiers lieux d'échange entre l'association et son environnement.
Nous accueillons un public varié : personnes en situation de précarité, partenaires extérieurs, propriétaires, entreprises externes.
Le poste nécessite donc à la fois des capacités d'adaptation et une prise de conscience élevée de l'image renvoyée aux divers interlocuteurs : l'agent d'accueil est le premier contact que les personnes ont avec l'association.
De plus, de part son rôle support, l'agent d'accueil permet la circulation des informations au sein de l’organisation. Au service des fonctions opérationnelles de l’association, il facilite leur action quotidienne au service du public accompagné.

b.     Missions 
Sous la responsabilité de votre manager, vous aurez pour missions :

• Assurer l'accueil physique des particuliers et des partenaires au sein de l'agence ;

• Gérer le standard téléphonique multi-lignes et traiter les appels entrants ;

• Identifier les besoins des interlocuteurs et orienter les demandes vers les services internes compétents ;

• Créer et mettre à jour les dossiers dans les outils métiers ;

• Constituer, actualiser et organiser les bases de contacts et les bases documentaires ;

• Participer à l'archivage et à la bonne conservation des données ;

• Traiter, enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants ;

• Contribuer à la gestion quotidienne des boîtes mail génériques ;

• Sécuriser et filtrer les accès au bâtiment ;

• Réaliser diverses tâches de secrétariat, et renseigner les informations dans les logiciels internes ;

• Gérer le stock de fournitures et garantir leur disponibilité ;

• Veiller à l'ordre et à la propreté des espaces de stockage et des zones dédiées aux déchets ;

• Assurer la sécurisation des accès (désencombrement des lieux de passage, salage en cas de gel, etc.)

• Recenser les besoins en entretien du siège, suivre la réalisation des travaux et signaler toute anomalie.
  
  Au sein de ce poste,

• Vous interviendrez auprès d'acteurs diversifiés, en lien avec de nombreux partenaires reconnus engagés dans l’accompagnement des ménages fragiles ;

• Vous rejoindrez des équipes dynamiques, engagées, dans une association reconnue et structurée autour d’un projet social qui a du sens. 

a.     Formation 

• BAC secrétariat minimum

 
b.     Expériences 

• Une expérience significative sur un poste similaire, au contact d’un public en situation de fragilité sociale est exigée.

 
c.      Compétences et qualités requises

• Motivé(e) par le projet associatif de SOLIHA

• Sens de l’organisation, autonomie, rigueur, méthode et disponibilité

• Excellent relationnel, capacité d’adaptation à un public très hétérogène et sens du service affirmé

• Capacité d’écoute des besoins et des attentes exprimés

• Gestion du stress / capacité à gérer des situations complexes et parfois conflictuelles

• Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques

• Maîtrise de la communication orale et écrite (orthographe, syntaxe, clarté du message)

• Capacité à s’intégrer rapidement au sein d’une équipe pluridisciplinaire