Agent d'accueil H/F

Notre commune est située à 20 km de Toulouse, entre Narbonne et les Pyrénées (sortie d’autoroute 19.1). Intégrée dans la communauté d’agglomération du SICOVAL, ce village de 3500 habitants se caractérise par son dynamisme et sa qualité de vie.

Avec un pôle économique non négligeable (recherche agronomique, coopérative agricole, plateforme de dégroupage pour la grande distribution), des équipements de loisirs variés (stade, dojo, salle de spectacle, chemins de randonnées, médiathèque…), une vie associative très riche (environ 50 associations) et ses services de proximité, Baziège est résolument un village tourné vers l’avenir.

Ses 70 agents (dont 45 ETP) œuvrent pour le déploiement de services publics de qualité et de proximité (service à la population, écoles maternelle et élémentaire, dojo, stade city stade chemins de randonnées, médiathèque, animations etc …).

Le service à la population développe un service de qualité et de proximité des usagers, composé du service traditionnel d’accueil de la mairie mutualisé avec la Maison France Services. Ce service répond à toutes les demandes des usagers en un lieu unique et accompagne au mieux les citoyens dans leurs démarches administratives. Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) intégré au service population, permet de renforcer la transversalité des possibilités d’accompagnement des usagers.

Descriptif de l'emploi :

Sous la responsabilité de la responsable population et au sein d’une équipe de quatre agents chargés d’accueil ; vous assurez toutes les missions afférentes à l’accueil mutualisé de la mairie et de la Maison France Services durant les heures d’ouverture hebdomadaire.

Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de régulation. Vous savez écouter et interpréter une demande. Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et les logiciels applicatifs. Vous avez le goût du contact et êtes capable de gérer des dossiers très variés. Vous avez le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion). Vous disposez de qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).

Chargé(e) d’accueil, vous accueillez, orientez, renseignez les usagers (accueil physique et téléphonique). Vous instruisez les démarches diverses des citoyens, recensement, inscriptions/radiations des listes électorales, attestation d’accueil, demandes d’électrification, titres sécurisés (Cartes Nationale d’Identité, Passeports)… Vous répondez aux problématiques des usages liés à l’éclairage public, à la collecte des déchets, urbanisme ou à tout sujet.

Vous assistez l'officier d'état civil dans l’instruction, l’établissement et l’enregistrement des actes d'état civil. Vous transcrivez des actes de décès et apposez les mentions marginales.
Vous assistez l'officier d'état civil dans l’instruction des dossiers de mariage et de conclusion de PACS et appréciez la conformité des documents produits.

 Vous délivrez des copies ou des extraits d'actes et appréciez la qualité du demandeur à obtenir le document. Vous répondez aux demandes de vérification de l'état civil via la plateforme COMEDEC. Vous établissez et mettez à jour les livrets de famille.

Vous enregistrez et assurez le suivi des demandes d’autorisations d’urbanisme, vous instruisez les demandes d’informations et certificats d’urbanisme, les déclarations d’intention d’aliéner,  les demandes de numérotation. Vous assurez les relations avec le service des domaines et ADS de l’intercommunalité.

Vous assurez la gestion des réservations du public, des associations, des services municipaux quant au matériel et aux salles municipales.

Dans le cadre de la Maison France Services vous accompagnez les usagers dans leurs démarches administratives en ligne sur les principaux partenaires d’état (CAF, Pôle emploi, DGFIP, ANTS, …) et autres démarches en ligne.

Vous suivez des dossiers, des courriers en collaboration avec le maire, la direction générale ou d’autres directions.

Horaires de travail :

15 h hebdo

Lundi et mercredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h30 

Formation secrétariat/accueil souhaitée,

Expérience similaire appréciée.