AGENT D'ACCUEIL POLYVALENT

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à  13 kms au sud-est de Toulouse, un(e) Agent d'accueil polyvalent en CDD.

Connaissance du logiciel E Magnus de Berger Levrault appréciée

Possibilité de travail le soir en cas de Conseil municipal

1.      Accueil physique et téléphonique

·        Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques

·        Renseigner les administrés

·        Orienter les administrés vers le service compétent

·        Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire.

·        Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires

·        Délivrer des documents administratifs

·        Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique, archivage, etc…

2.      Gestion du courrier :

·        Courrier arrivée :

o   Réceptionner et enregistrer le courrier

o   Transmettre tout document à l’enregistrement du courrier entrant à la hiérarchie concernée

o   Dispatcher le courrier selon les instructions du Maire

·        Courrier départ :

o   Affranchir le courrier

o   Apporter le courrier à la poste

3.      Secrétariat

·        Prendre les rendez-vous pour les élus et le Maire

·        Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie

·        Faire les photocopies

·        Rédiger et afficher les arrêtés de voirie, de stationnement….

·        Gérer et suivre le stock des fournitures de bureau + photocopieuse

·        Gestion des carnets de bons de commande, cartes clients

·        Gestion des cahiers des clefs et des doléances

·        Gestion de la réservation de la benne pour les déchets verts

·        CONSEILS MUNICIPAUX Présence aux préparations des Conseils municipaux et aux Conseils municipaux : convocations, affichage, mail, rédaction des comptes-rendus

·        Tenue des dossiers de presse

·        Organisation du planning des visites médicales pour le personnel communal

Etat Civil – Relations citoyens

·        Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (CNI, cartes grises, passeports, permis de conduire, certificat d’hébergement, certificat de vie, sorite de territoire, recensement militaire…)

·        Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat-civil et population

·        Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)

·        Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)

·        Contrôler l’authenticité des attestations fournies

·        Etablir les "attestation d'accueil" pour l’hébergement d’étranger en France

·        Communication par mail avec les habitants au sujet des informations communales

·        CCAS : accueil et écoute des personnes demandant une aide, convocation des membres du CCAS, comptes-rendus des réunions, organisation des réunions et manifestations organisées par le CCAS

Recensement militaire et de la population

·        Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire

·        Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national

·        Mettre à jour les fichiers relatifs à la population

Ecole –cantine

·        Gestion des repas cantine (commande hebdomadaires)

4.      Comptabilité

·        Saisie de titres et de mandats

5.      Associations – Population - Marché

·        Renseigner les administrés et favoriser la mise en relations avec les associations communales (réception et transmissions des différentes demandes)

·        Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels

·        Planifier l’occupation / la location des salles communales

·        Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment

·        Réceptionner les chèques pour la location des salles

·        Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés

·        Réaliser les conventions de mise à disposition

·        Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers…)

·        Suivi de l’organisation de la fête locale et des diverses commémorations.

Compétences professionnelles :

• Applique les consignes et/ou directives

• Vérifier la fiabilité et la qualité des tâches accomplies

• Connaître et respecter les obligations statuaires (devoir de réserve, discrétion, etc.)

• Savoir organiser son temps de travail

• Etre efficace et consciencieux

• Etre capable de s’adapter et de se rendre disponible

• Entretenir et développer ses compétences

Compétences relationnelles :

• Capacité à faire preuve d’écoute et de respect

• Capacité à entretenir des relations professionnelles positives avec les collègues

• Capacité à servir le public et les administrés avec politesse et dignité

• Capacité à travailler en équipe