Agent(e) administratif(ve) polyvalent(e)

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délais de publication : Lundi 04 août 2025

Cadre d'emplois : adjoint administratif

Quotité : temps plein

Sous la responsabilité directe de la cheffe de service « Administration du Maire et des élus », l’agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) assurera les missions suivantes :

Activités du poste

Missions principales :

- Gestion du courrier des élus entrant et sortant : enregistrement, tri , orientation, diffusion et rédaction de réponses

- Prise de notes et comptes rendus : rédaction de comptes rendus de réunions internes, d’entretiens et de comités et mise en forme de notes, courriers, tableaux, et supports de réunion.

- Publipostage : création de modèles et envois de courriers officiels, invitations et autres communication

- Suivi de tableaux partagés : mise à jour régulière des outils internes afin de garantir le bon fonctionnement transversal entre les services.

- Gestion de l’agenda politique : mise à jour quotidienne des agendas des élu(e)s et organisation logistique des rendez-vous, réunions et déplacements

- Suivi des sollicitations citoyennes : gestion des demandes de rendez-vous et instruction des dossiers individuels (médailles, distinctions)

- Appui aux événements : coordination logistique et administrative pour les cérémonies et visites officielles

- Exécution comptable : rédaction et édition de bons de commande

- Classement et archivage : organisation du classement physique et numérique des documents

- Appui administratif : relai ponctuel auprès des autres agents du service selon les besoins

Activités spécifiques auprès de la Direction générale (25%) notamment en relai pendant les vacances scolaires:

- Gestion de l’agenda et de la boîte mail

- Accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires extérieurs

- Planification, organisation de réunions élu(e)s, DGA, DGS

- Rédaction et mise en forme de courriers

Conditions

Conditions d’exercice particulières

• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures

• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (IFSE cible du poste 330€ brut mensuel)

Connaissances

• Excellente maîtrise du français écrit et oral

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, Outlook, publipostage, PDF)

• Connaissance des procédures administratives et comptables

Qualités

• Polyvalence et adaptabilité : capacité à gérer diverses tâches en parallèle et à s'adapter aux priorités changeantes

Avis de vacance/ Agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) (poste mutualisé)/page 1/4

• Rigueur et organisation : sens aigu de l’organisation, autonomie et réactivité dans la gestion des activités quotidiennes

• Discrétion et confidentialité des informations traitées

• Sens du service public : engagement envers les relations humaines et le travail en équipe, avec une bonne aisance à interagir avec les élu(e)s et les partenaires externes

• Gestion du stress : capacité à travailler sous pression et à faire face aux imprévus avec efficacité et recul

Savoir faire :

• Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....

• Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes

• Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs.

• Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)

• Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

• Organiser d’agendas