Agent(e) d'accueil et de gestion administrative état civil

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délais de publication : dimanche 21 juin 2026

Cadre d'emplois : adjoints administratifs

Quotité : temps complet

Sous l’autorité de la responsable du pôle état civil, l’agent(e) accueille et oriente le public usager, instruit les demandes et effectue le suivi administratif des dossiers liés aux activités mises en œuvre par le service pour le pôle état civil. Il(elle) effectue également des tâches de secrétariat.

Vos principales missions

🔹Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil

• Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers

• Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures

• Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous

• Transmettre des informations aux professionnels du service

• Gérer des réclamations

🔹Traitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil

L’agent(e) assure l’instruction, la gestion et le suivi des dossiers relevant de l’état civl, dans le respect de la réglementation en vigueur. À ce titre, il/elle est chargé(e) de :

• Recevoir et enregistrer les déclarations de naissances et de rédiger des actes de naissance

• Enregistrer les déclarations de décès et rédiger des actes de décès

• Enregistrer, rédiger et célébrer les mariages, enregitrer les PACS, les parrainages civils

• Etablir et de mettre à jour des livrets de famille

• Mettre à jour les actes : mentions marginales en marge des actes

• Traiter des demandes par COMEDEC

• Délivrer des actes d'état civil

🔹Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil

• Recevoir, orienter les courriers électroniques

• Traiter les demandes d’actes par courrier et enregistrer les départs

• Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d'Etat civil de Nantes, consulats, notaires...)

• Traiter les réclamations

• Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques

• Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents

• Accueillir des stagiaires

• Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections…)

• Célébration des mariages le samedi et en semaine

Conditions d’exercice

• Horaires d’accueil du public avec pics d’activité saisonniers

• Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h

• Permanences ponctuelles les samedis (mariages) et dimanches (élections)

• Polyvalence au sein du pôle état civil

• Continuité du service et organisation des congés

• Présentation soignée et qualité rédactionnelle exigées

• Polyvalence sur le pôle état civil (turn over sur les 3 secteurs du pôle)

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Parce que vous y trouverez :

• Un rôle essentiel au service des citoyens, au cœur de moments clés de leur vie

• Un environnement dynamique, riche en relations humaines

• Une équipe engagée, dans une dynamique de valorisation des compétences et d’amélioration continue

Les + de ce poste

Rémunération

• Traitement de base selon la grille FPT

• + Régime indemnitaire motivant :

◦ IFSE cible : 280 € brut / mois + NBI accueil (pour les agents titulaires) 10 points d’indice majoré

Avantages employeur

Dès l’arrivée (sans condition d’ancienneté) :

• Remboursement transport (PDA) : 75 % de l’abonnement (plafond 99 €/mois)

• Accès au COS 38 (comité des œuvres sociales) : loisirs, culture, événements...

• Participation à la mutuelle labellisée FPT

• Prévoyance contrat groupe du CDG38 : 26 €/mois

Après 3 mois d’ancienneté :

• Prime annuelle, versée en 2 fois (juin et novembre)

• Accès au COS SMH (comité des œuvres sociales) : loisirs, culture, événements...

Vos compétences clefs

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques (messagerie, internet, logiciels métiers type CITIWEB)

• Bonne utilisation des ressources institutionnelles (service-public.fr, sites ministériels…)

• Sens de l’accueil développé : écoute active, reformulation, gestion des situations sensibles

• Maîtrise des techniques administratives : rédaction, classement, archivage

• Organisation, gestion des priorités et respect des procédures

• Capacité à lire et appliquer des textes réglementaires

Vos connaissances 

• Environnement territorial et fonctionnement des collectivités

• Réglementation de l’état civil et notions en droit de la famille

• Rôle des partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, consulats…)

• Bases en communication écrite et orale

• Gestion des situations de tension

Vos atouts

• Excellent relationnel : patience, écoute, diplomatie

• Discrétion et respect du secret professionnel

• Rigueur, sens de l’organisation et polyvalence

• Réactivité et capacité d’adaptation (public varié, évolutions réglementaires, flux important)

• Maîtrise de soi en situation de stress

• Esprit d’équipe, ponctualité et disponibilité