Alternance - Assistant·e Administratif·ve Formation (H/F)

Créé il y a plus de 20 ans, ELEAS est un cabinet de conseil et organisme de formation, expert dans le management des enjeux :

• De Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT)

• Des Risques Psychosociaux (RPS)

• D’Inclusion et Diversité

Composée d'une quinzaine de collaborateurs, essentiellement de profil psychologues (cliniciens, du travail, des organisations, …), ergonomes, consultants en organisation, experts RH, la société s'appuie sur un réseau de plus de 160 experts sur toute la France. Eléas intervient pour le compte d’entreprises privées et d’organisations publiques, au travers de 3 métiers (diagnostic et conseil, formation et coaching, écoute et soutien psychologique).

Convaincus que l’amélioration des conditions de travail et de la santé mentale des collaborateurs a un impact direct et positif sur la rentabilité des entreprises et des organisations, nous œuvrons chaque jour auprès de nos clients.

Exemples de mission : Analyse et gestion de situations de tension (enquêtes harcèlement moral et/ou sexuel, conflits interpersonnels ou collectifs, médiation…), diagnostics QVCT et RPS, mesure du climat social, évaluation des RPS en contexte de transformations, formations et coachings, gestion de crise (interventions sur site en moins de 48h, lignes d’écoute et de soutien psychologiques 24/7, …)

L’alternant·e assure le support administratif complet de l’activité formation, avec un rôle central dans la gestion des formateurs externes et l’utilisation avancée de Digiforma.

Gestion administrative des formations

• Création, mise à jour et suivi des actions de formation dans Digiforma (devis, conventions, convocations, émargement, attestations).

• Vérification systématique du bon remplissage de tous les éléments obligatoires dans Digiforma : devis validés, convention signée, feuilles d’émargement, évaluations à chaud, rapports formateurs, bilans qualité et archivage conforme.

• Montage et suivi complet des dossiers OPCO : dépôt, relance, conformité documentaire, suivi des remboursements.

• Appui opérationnel Qualiopi : contrôles, traçabilité et documentation.

Gestion des formateurs externes

• Recrutement des formateurs externes en fonction des besoins clients : sourcing, préqualification, vérification des prérequis administratifs.

• Interlocuteur principal des formateurs externes : briefing sur les missions, pilotage des documents attendus, coordination logistique, relance en cas de non-conformité.

• Suivi contractuel des intervenants (documents administratifs, conventions, factures).

• Contrôle et intégration de leurs livrables dans Digiforma (rapports formateurs, évaluations, supports).

Logistique et coordination

• Mise à jour des plannings, gestion des salles/visios, préparation logistique des sessions.

• Réponse aux demandes des formateurs et des participants.

• Mise en forme et actualisation des tableaux de suivi, indicateurs, reporting régulier.

Ce que nous offrons

• Une immersion dans une activité formation exigeante, structurée et outillée.

• Une montée en compétence rapide sur la gestion de formateurs, l’administratif de la formation professionnelle et l’utilisation avancée de Digiforma.

• Un environnement où la rigueur, la responsabilité et la progression sont valorisées.

Pourquoi nous rejoindre

Rejoindre Eléas, c’est intégrer une organisation qui traite la formation comme une activité exigeante, structurée et utile.

Ici, l’alternance n’est pas un rôle accessoire : elle est pensée comme une fonction opérationnelle avec un périmètre clair, des responsabilités concrètes et une montée en compétence rapide.

Vous travaillerez au cœur d’un pôle qui combine rigueur administrative, relation avec des intervenants experts et maîtrise d’un outil métier central (Digiforma). Vous serez exposé à des situations variées, avec un impact direct sur la qualité des prestations livrées aux clients.

L’environnement offre trois leviers essentiels :

• Une autonomie réelle, progressivement élargie, avec un encadrement exigeant mais disponible.

• Un apprentissage accéléré, à travers des tâches à forte responsabilité (gestion formateurs, conformité Qualiopi, suivi OPCO).

• Une place centrale dans le fonctionnement du pôle, en tant qu’interlocuteur principal de nos formateurs externes et garant de la qualité administrative.

Ici, la progression repose sur la précision, la capacité à structurer et l’engagement. L’alternant·e qui s’investit sort de l’expérience avec un niveau de maturité professionnelle rare à ce stade du parcours.

Type de contrat : Alternance

Lieu de travail : Poste basé à Sèvres (92)

Salaire : A déterminer selon le profil

Avantages : Télétravail, tickets restaurant, Pass Navigo remboursé à 75%, téléphone et ordinateur professionnel

Profil recherché

• Profil organisé, exigeant et autonome.

• Capable de gérer plusieurs flux simultanément.

• À l’aise dans la relation avec des intervenants externes et capable d’imposer un cadre administratif clair.

• Rigueur documentaire indispensable.

• Aisance dans les outils numériques et goût pour les process structurés.

Écoles et cursus attendus

• Bac+2 / Bac+3 : gestion administrative, assistant·e de direction, gestion PME, RH, gestion de projet, qualité.

• Parcours issus de CFA spécialisés, IUT GEA, BUT GACO, écoles RH/management ou écoles de commerce en alternance.

Formations et expériences

• Une première expérience (stage/alternance) en administration ou gestion de formation est un atout.

• Première utilisation de Digiforma très appréciée.

• Notions sur la formation professionnelle, les OPCO, ou la qualité (Qualiopi, audits) valorisées.

Compétences attendues

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et grande aisance digitale.

• Capacité à utiliser Digiforma comme outil central : fiabilisation des données, contrôle documentaire, gestion fluide de toutes les étapes.

• Qualité rédactionnelle irréprochable.

Compétences organisationnelles

• Priorisation, respect des échéances, discipline administrative.

• Suivi rigoureux des formateurs : relances, vérifications, conformité.

• Gestion simultanée de nombreux dossiers sans perte de qualité.

Compétences relationnelles

• Communication claire, structurée et professionnelle.

• Posture d’interlocuteur référent auprès des formateurs externes.

• Capacité à poser un cadre tout en maintenant une relation constructive.

Processus de recrutement

Le recrutement suit un cheminement structuré visant à apprécier la rigueur, la fiabilité et la capacité d’adaptation du candidat.

1. Premier échange téléphonique
   Un entretien court, destiné à vérifier les éléments essentiels du parcours, la cohérence de la candidature et la motivation réelle. Il permet d’évaluer rapidement la capacité du candidat à tenir le rôle et à comprendre les exigences du poste.

2. Entretien approfondi
   Conduit par le responsable du pôle et la Direction Générale Adjointe. Cet échange porte sur :

   • la compréhension du métier,

   • la posture professionnelle,

   • la capacité à interagir avec des formateurs externes,

   • la rigueur attendue dans l’usage de Digiforma

   • et l’aptitude à gérer plusieurs dossiers avec précision.

3. Session de mises en situation opérationnelles
   Dernière étape : exercices pratiques, reproduisant des tâches typiques du poste (gestion documentaire, priorisation, contrôle de conformité dans Digiforma, communication avec un formateur fictif). L’objectif est d’évaluer la fiabilité, la capacité d’analyse et le degré d’autonomie.